De voorzitter opent de zitting op 07/03/2024 om 19:50.
De raad neemt kennis van:
Bepalingen volgens het materialendecreet en VLAREMA.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 27 oktober 2023 tot wijziging van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, het Digitaal Kiesdecreet van 25 mei 2012 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Decreet van 23 december 2011 betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen, het laatst gewijzigd bij decreet van 22 december 2023 betreffende programmadecreet bij de begroting 2024.
Besluit van de Vlaamse regering van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen (VLAREMA), het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van besluiten van de Vlaamse Regering door de fusie van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin en het intern verzelfstandigd agentschap Zorg en Gezondheid tot het Departement Zorg.
Besluit van de gemeenteraad van 5 oktober 2017 betreffende invullen van het begrip dagelijks bestuur: hervaststellen.
Besluit van de gemeenteraad van 4 mei 2017 betreffende gecoördineerd retributiereglement: hervaststellen, het laatst gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 7 juli 2022 betreffende gecoördineerd retributiereglement: voorwaarden zwembeurt en bibliotheek: aanvullen en wijzigen.
Besluit van de gemeenteraad van 4 mei 2017 betreffende gecoördineerd retributiereglement: hervaststellen, het laatst gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en schepenen van 17 maart 2021 betreffende gecoördineerd retributiereglement: tarieven culturele infrastructuur voor bedrijven: wijzigen.
Besluit van de gemeenteraad van 8 december 2022 betreffende gecoördineerd retributiereglement: voorwaarden: aanvullen en wijzigen.
Het afval dat een school produceert, is bedrijfsafval.
Sinds het decreet betreffende het flankerend onderwijsbeleid op het lokaal niveau (30 november 2007 - hoofdstuk II, afdeling II en III) valt het ophalen van de afvalstoffen van scholen onder de regeling van ‘andere voordelen’.
De werkingsmiddelen die scholen van de Vlaamse overheid ontvangen, dienen onder meer om het beheer van de afvalstoffen op school te betalen.
In principe komt een lokaal bestuur dus niet financieel tussenbeide.
In het gecoördineerd retributiereglement staat op heden in artikel 5.1.1.4. het volgende: "De scholen worden vrijgesteld van betaling van PMD zak 120 liter (blauw).
De scholen worden per jaar vrijgesteld van de betaling van de huisvuilzak (geel) voor 1,5 zak per leerling.
Het aantal leerlingen wordt bepaald op basis van de schoolbevolking op de eerste schooldag van februari van het schooljaar waarin 1 januari van het vrijstellingsjaar valt.
Deze vrijstelling gebeurt door het leveren van zakken door het gemeentebestuur in de loop van de maand juni."
Gezien de grote hoeveelheden restafval die geproduceerd worden door de school en het feit dat dit afval onder de noemer 'bedrijfsafval' valt, worden de restafvalzakken aan school niet opgehaald tijdens de wekelijkse ophaalronde georganiseerd door IVIO.
Dit betreft namelijk ophaling van huishoudelijk afval en daaraan gelijkgesteld bedrijfsafval.
De scholen doen voor de ophaling van hun restafval beroep op een private inzamelaar. Het bezorgen van gratis restafvalzakken is daardoor niet meer aangewezen.
Artikel 5.1.1.4. dient derhalve aangepast te worden.
PMD wordt op heden wel nog opgehaald aan de scholen (speciale regeling). Voor scholen zijn er speciale PMD-zakken van 120 liter voorhanden.
Deze worden aan de gemeente verdeeld via IVIO en worden via de gemeente geleverd aan de scholen.
Toelichting door mevrouw Verschoore, schepen-voorzitter.
niet van toepassing
niet van toepassing
De heer Castelein, raadslid.
Enig artikel
Het gecoördineerd retributiereglement wordt als volgt vastgesteld:
Hoofdstuk 1 - INLEIDENDE BEPALINGEN
Artikel 1.1.1.1
Ons besluit van 19 december 2013 betreffende gecoördineerd retributiereglement: vaststellen en de latere wijzigingen (gemeenteraad van 4 september 2014, 5 maart 2015, 4 juni 2015, 3 september 2015, 4 februari 2016, 2 juni 2016) worden opgeheven per 1 juli 2016.
De voorwaarden voor de retributies worden vastgelegd door de gemeenteraad.
Artikel 1.1.1.2
Een vereniging wordt erkend als een erkende vereniging indien de vereniging:
Alle andere verenigingen worden als niet erkende vereniging beschouwd.
Artikel 1.1.1.3
Onder een dagperiode wordt verstaan:
Artikel 1.1.1.4
Indien de deelnameprijs gebaseerd wordt op een berekening wordt het bekomen bedrag als volgt afgerond:
Artikel 1.1.1.5
Jaarlijks worden de prijzen voor het gebruik van lokalen, terreinen of bergingen aangepast aan de index van de consumptieprijzen. Het betreft de onderafdeling 8.3.1, 8.3.2.1 en 8.3.3, de afdeling 8.4,de afdelingen 9.4, 9.5 (met uitzondering van de artikels 9.5.1.2 en 9.5.1.3), afdeling 9.6, afdeling 9.7 en artikel 17.1.1.1.
Jaarlijks worden de deelnameprijzen voor activiteiten aangepast aan de index van de consumptieprijzen. Het betreft hoofdstuk 12.
Zesjaarlijks wordt bij aanvang van het schooljaar de prijs van de zwembeurten aangepast aan de gezondheidsindex. Het betreft onderafdeling 12.4.
De aangepaste prijzen zijn van toepassing vanaf 1 september.
De formule is de volgende:
Basisprijs x indexcijfer der consumptieprijzen van de maand januari van het jaar/indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand juni 2019.
Voor onderafdeling 12.4: prijs van toepassing schooljaar voor ingebruikname x gezondheidsindex augustus kalenderjaar aanpassing / gezondheidsindex augustus jaar datum van ingebruikname.
De prijs wordt afgerond op 50 eurocent.
De tarieven die van toepassing zijn, staan op de website of worden opgenomen in de communicatie van het gemeentebestuur.
Het tarief van toepassing op het ogenblik van de opmaak van de factuur of eindfactuur wordt toegepast.
Het ter beschikking stellen van zalen met drankafname in de culturele infrastructuur in onderhevig aan btw.
De prijzen voor het gebruik van zalen in de culturele infrastructuur zijn steeds inclusief btw.
Bij gebruik van een zaal zonder drankafname wordt standaard een forfait voor drank aangerekend.
Deze forfait van 5% zit vervat in de prijs.
Artikel 1.1.1.6
Overgangsbepaling: De vorderingen of contracten, welke opgemaakt werden, op basis van het bestaande retributiereglement blijven behouden en worden niet aangepast aan het gewijzigd tarief.
Hoofdstuk 2 - ALGEMENE ZAKEN
Voor het afleveren van administratieve prestaties wordt een retributie aangerekend.
Hoofdstuk 3 - FOTOKOPIEDIENST
Artikel 3.1.1.1
De vermelde prijzen zijn de prijs per blad.
Artikel 3.1.1.2
De kopieën genomen in het kader van het decreet op de openbaarheid worden aangerekend aan het tarief van de verenigingen. Dit geldt ook voor de afschriften van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente in toepassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. In uitzonderlijke gevallen wordt door het schepencollege de kostprijs bepaald.
Afdeling 3.2 Verenigingen
Artikel 3.2.1.1
Deze tarieven zijn enkel van toepassing voor erkende verenigingen bij aanvragen via de fotokopiedienst. De tarieven voor particulieren zijn van toepassing, indien geen gebruik gemaakt wordt van de fotokopiedienst, uitgezonderd bij gebruik van een kopieerpasje bibliotheek.
Hoofstuk 4 - BEGRAAFPLAATSEN
[...]
Hoofdstuk 5 - AFVAL
Artikel 5.1.1.4
De scholen worden vrijgesteld van betaling van PMD zak 120 liter (blauw). Deze vrijstelling gebeurt door het leveren van PMD-zakken door het gemeentebestuur in de loop van de maand juni.
Artikel 5.1.1.5
De gemeente geeft opdracht aan de intercommunale I.V.I.O. te zorgen voor de verdeling van de huisvuilzakken in het I.V.I.O. werkingsgebied. De burgers bevoorraden zich bij de verdeelpunten, aangeduid door de gemeente in overleg met de intercommunale I.V.I.O..
Artikel 5.1.1.6
De gemeente machtigt de opdrachthoudende vereniging I.V.I.O. om de retributie-inkomsten, verschuldigd voor het ophalen en verwerken van huishoudelijk afval, te innen.
Artikel 5.1.1.7
De retributie wordt contant ingevorderd tegen afgifte van de betreffende zakken. De invordering van de retributie zal desnoods in overeenstemming met de wetsbepalingen betreffende de burgerlijke procedure gebeuren.
Artikel 5.1.1.8
Het college van burgemeester en schepenen beslist over een verlaging van de tarieven van artikel 5.1.1.3. Een pakket kan samengesteld worden waarbij de promotieprijs niet meer bedraagt dan 50 % van de normale prijs.
Artikel 5.1.1.9
Een retributie is verschuldigd voor de ophaling van grofvuil en groot elektrisch materiaal. Dit systeem houdt in dat inwoners die dat wensen bepaalde voorwerpen/materialen van grof vuil en elektrisch en elektronisch materiaal (AEEA) kunnen laten ophalen. De inwoners moeten de vraag stellen aan I.V.I.O. Volgens het van toepassing zijnde politiereglement.
Artikel 5.1.1.10 overgangsmaatregel
[...]
Hoofdstuk 6 - HUWELIJKSPLECHTIGHEDEN
Artikel 6.1.1.2
De huwelijken, volgens tarief 1, zijn deze die plaatsvinden op de vastgestelde dagen en uren, namelijk op donderdag en vrijdag tussen 16.30 u. en 18.30 u.
Artikel 6.1.1.3
De huwelijken, volgens tarief 2, zijn deze die plaatsvinden
Op zaterdag na 14.30 u. en op zondag worden geen huwelijken voltrokken.
Artikel 6.1.1.4
De verschillende retributies zullen door de toekomstige echtgenoten bij het opmaken van het dossier betaald worden. In geval het huwelijk door onvoorziene omstandigheden niet kan plaatsvinden, zal de retributie worden terugbetaald.
Hoofdstuk 7 - KERMISSEN
Afdeling 7.1 Standplaats op de kermis
Onderafdeling 7.1.1 Standplaats op de kermis – abonnementen
[...]
Onderafdeling 7.1.2 Standplaats op de kermis – losse plaatsen
[...]
Artikel 7.1.2.1
Het standgeld wordt berekend op basis van de ingenomen oppervlakte van de attractie: (btw niet van toepassing)
Hoofdstuk 8 - CULTURELE INFRASTRUCTUUR
Artikel 8.1.1.1
De culturele infrastructuur omvat het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”, gemeenschapszaal “Tjuf”en de “Ginstezaal”.
[...]
Afdeling 8.2 Algemeen
Artikel 8.2.1.1
Het gebruik van de culturele infrastructuur is gratis voor activiteiten, vergaderingen of opleidingen georganiseerd door:
Voor reservatieaanvragen, die niet vallen onder de hoger vermelde punten, vallen:
Artikel 8.2.1.2
Op de tarieven van de volledige Eenaemezaal met of zonder podium wordt een vermindering van 50 % toegestaan voor erkende en niet erkende verenigingen indien deze zaal minimum drie keer ter beschikking gesteld wordt binnen het werkjaar van de vereniging (activiteiten in één keer aan te vragen).
De geplande activiteiten moeten voor eigen leden zijn of voor een ruimer publiek. Vergaderingen, repetities, klaarzetten of opruimen komen niet in aanmerking.
De geplande activiteiten moeten ook effectief doorgaan.
Een annulatie telt niet mee als activiteit.
In geval van een annulatie wordt de factuur herberekend.
De vermindering wordt niet toegestaan voor fuiven.
Artikel 8.2.1.3
Straatcomités, klasjaren en wijkfeesten van Oostrozebeke (geen persoonlijk initiatief) en politieke fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad mogen eenmaal per jaar de culturele infrastructuur huren aan tarief erkende vereniging.
Er mogen geen fuiven georganiseerd worden door straatcomités, klasjaren en wijkfeesten.
Wordt beschouwd als een wijkfeest of straatcomité:
Wordt beschouwd als een klasjaar:
Artikel 8.2.1.4
Organisaties ten voordele van een goed doel mogen éénmaal per jaar de culturele infrastructuur huren aan tarief erkende vereniging. Er moet een budget bezorgd worden bij de aanvraag (ten laatste drie maanden voor de Eenaemezaal en ten laatste één maand voor de andere zalen) en een afrekening uiterlijk twee maanden na de activiteit.
Hoofdstuk 9 - GEMEENTELIJK SPORTCENTRUM “DE MANDELMEERSEN”
Afdeling 9.1 Sportactiviteiten ingericht door de gemeente
[...]
Afdeling 9.2 Recreatiesportkoffers
Artikel 9.2.1.1
| Recreatiesportkoffers kunnen gehuurd worden door
|
|
|
Afdeling 9.3 Volksspelen
Artikel 9.3.1.1
| Volkspelen kunnen gehuurd worden door:
|
|
|
Afdeling 9.4 Huur sportinfrastructuur voor sportactiviteiten
Artikel 9.4.1.2
Het college van burgemeester en schepenen kan, in afwijking van de tarieven vastgesteld voor de huur van de sporthallen, zaal met parketvloer, vergaderzaal, voetbalvelden, tennisvelden, douches en kleedkamers, aan individuen die voldoen aan de voorwaarden van de huurovereenkomsten een voordeliger tarief toekennen. De toegestane vermindering mag maximum 50 % bedragen.
Artikel 9.4.1.3
| Een voordeliger tarief wordt toegekend aan de Oostrozebeekse schoolgaande jeugd, jonger dan 20 jaar die tijdens de weekdagen van de schoolvakanties de vrije uren van de sportinfrastructuur huren |
|
|
Afdeling 9.5 Huurovereenkomsten
Artikel 9.5.1.1
De huurprijzen van de huurovereenkomsten voor erkende en niet-erkende verenigingen worden bepaald op een percentage van de werkelijke huurprijs volgens schalen:
Artikel 9.5.1.4
| Er wordt een minimum huurprijs van een huurcontract bepaald. |
|
|
Artikel 9.5.1.5
| KSCOR betaalt een vaste huurprijs/maand voor gebruik van de voetbalvelden voor trainingen en wedstrijden met uitzondering van tornooien. Bij onbespeelbaarheid van de voetbalvelden door weersomstandigheden of door overmacht kan KSCOR tijdens de vrije uren van de sporthal binnen trainen. |
|
|
Artikel 9.5.1.6
| KSCOR-jeugd betaalt een vaste huurprijs/maand voor gebruik van de voetbalvelden voor trainingen en wedstrijden met uitzondering van tornooien. Bij onbespeelbaarheid van de voetbalvelden door weersomstandigheden of door overmacht kan KSCOR-jeugd en KSCOR tijdens de vrije uren van de sporthal binnen trainen. |
|
|
Artikel 9.5.1.7
| Tennisclub Oostrozebeke betaalt een vaste huurprijs voor de periode van 1 april tot 31 oktober voor het gebruik van de buitentennisvelden met uitzondering van tornooien |
|
|
Afdeling 9.6 Gebruik sportinfrastructuur voor andere dan sportactiviteiten
Onderafdeling 9.6.1 Huur binnensportinfrastructuur en van de speelweide voor andere dan sportactiviteiten
De binnensportinfrastructuur en de speelweide kan door erkende verenigingen gehuurd worden voor andere dan sportactiviteiten.
Onderafdeling 9.6.2 Gebruik van de sportinfrastructuur voor commerciële doeleinden
Artikel 9.6.2.1
Commerciële activiteiten zijn activiteiten gebaseerd op het maken van winst voor personen of commerciële organisaties/verenigingen.
Artikel 9.6.2.2
| Er wordt een onderscheid gemaakt in tarief voor Oostrozebeekse inwoners en niet-Oostrozebekeekse inwoners. |
|
|
Hoofdstuk 10 - GEMEENTELIJKE OPENBARE BIBLIOTHEEK
Afdeling 10.1 Lidgeld
Artikel 10.1.1.1
Om lid te zijn van de gemeentelijke openbare bibliotheek wordt een lidmaatschap aangerekend.
Artikel 10.2.1.1
[...]
Afdeling 10.2 Leengeld
Per exemplaar wordt een leengeld betaald.
Artikel 10.2.1.5 Promotie
In het kader van de promotie van de bibliotheek kunnen bonnen uitgedeeld worden voor gratis uitleningen.
In het kader van de promotie van de boekenverkoop kunnen bonnen uitgedeeld worden voor gratis boeken uit de boekenverkoop.
Afdeling 10.6 Cursussen
Artikel 10.6.1.1 Cursusgeld
Cursussen georganiseerd door het gemeentebestuur van Oostrozebeke kunnen enkel gevolgd worden door inwoners van Oostrozebeke en door de medewerkers van de Dienstenwinkel Oostrozebeke.
In het cursusgeld is per les één koffie of frisdrank inbegrepen en de syllabus;
Artikel 10.6.1.2 Voorwaarden
Hoofdstuk 11 - GEMEENTELIJKE UITLEENDIENST
Artikel 11.1.1.1
Servies en bestek van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” worden steeds afgenomen en betaald per bak.
Artikel 11.1.1.3
Voor de huurprijs van toestellen die aan slijtage onderworpen zijn, wordt volgend principe gehanteerd: 0,5 % van de aankoopprijs (21 % btw).
Artikel 11.1.1.4
| Bij laattijdig terugbrengen van het uitgeleende materiaal wordt een schadevergoeding gevraagd per dag per set: |
|
|
Artikel 11.1.1.5
Het OCMW Oostrozebeke, de gemeentelijke adviesraden en de Oostrozebeekse scholen zijn vrijgesteld van het betalen van zowel de huurprijs als de waarborg.
Erkende en niet-erkende verenigingen zijn vrijgesteld van het betalen van huurprijs voor bestek en vaatwerk voor gebruik van dit materiaal tijdens vergaderingen en repetities.
Erkende en niet-erkende verenigingen krijgen een korting van 50 % op de huurprijs van bestek en vaatwerk indien men minimum drie keer binnen het werkjaar van een vereniging een activiteit heeft, waarbij bestek en vaatwerk wordt gehuurd (vergaderingen en repetities tellen niet mee - gebruik in één keer aan te vragen).
De politieke fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad beperkt tot de gesloten fractievergaderingen, die doorgaan in de culturele infrastructuur, zijn vrijgesteld van het betalen van de huurprijs en waarborg voor een dataprojector.
Artikel 11.1.1.6
Voor de ontlening van materialen, zowel binnen als buiten het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” moet geen waarborg betaald worden.
Artikel 11.1.1.7
Voor het vervoer voor erkende en niet erkende verenigingen wordt per rit een uurloon aangerekend. Erkende verenigingen betalen niet voor de ritten waarbij de vlaggenmasten en/of de luifeltent wordt vervoerd. Transport gebeurt enkel binnen de grenzen van de gemeente Oostrozebeke.
Dit artikel geldt niet voor het OCMW Oostrozebeke, de gemeentelijke adviesraden en de Oostrozebeekse scholen.
Artikel 11.1.1.8
Per activiteit moet leengeld betaald worden.
Voor nadars en verkeerssignalisatie is dit beperkt tot drie kalenderdagen, dag van ophalen en terugbrengen niet inbegrepen.
Hoofdstuk 14 - INITIATIEF VOOR BUITENSCHOOLSE OPVANG “DE WIEMKES”
Afdeling 14.1 Ouderbijdragen
Artikel 14.1.1.1
De financiële bijdrage van de gezinnen wordt bepaald volgens het besluit van de Vlaamse Regering van 24 september 2021 tot regeling van de bestaande subsidies buitenschoolse opvang en de bijbehorende voorwaarden gedurende een overgangsperiode en tot wijziging van artikel 1,2 en 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2016 betreffende subsidiëring van projecten vanuit het vroegere Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten en voor personeelsleden met een gewezen gesco-statuut.
In deze tarieven zijn de verplichte tussendoortjes inbegrepen.
Voor de woensdagnamiddag geldt het voordeligste tarief (ofwel tarief halfuurbijdrage ofwel tarief schoolvrije dagen en vakantiedagen).
Als de maximumbedragen (gewijzigd op 8/12 - opmerking diensthoofd de Wiemkes) uit de regelgeving na 1 januari 2020 geïndexeerd worden in toepassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 september 2021 tot regeling van de bestaande subsidies buitenschoolse opvang en de bijbehorende voorwaarden gedurende een overgangsperiode en tot wijziging van artikel 1,2 en 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2016 betreffende subsidiëring van projecten vanuit het vroegere Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten en voor personeelsleden met een gewezen gesco-statuut, worden bovenstaande tarieven elk jaar op 1 januari verhoogd.
Dit gebeurt volgens deze formule: huidig tarief x gezondheidsindex van oktober van het huidig kalenderjaar/gezondheidsindex van oktober van het vorig kalenderjaar.
Artikel 14.1.1.2
Als de financiële situatie van de ouder(s) daartoe aanleiding geeft, kan een sociaal tarief gehanteerd worden. Indien een ouder denkt hiervoor in aanmerking te komen, neemt hij/zij contact op met de coördinator. Na een sociaal onderzoek door het OCMW beslist het college van burgemeester en schepenen of het sociaal tarief wordt toegestaan. Dit besluit wordt jaarlijks herzien.
Afdeling 14.2 Supplementaire bijdragen voor de kinderopvang
Artikel 14.2.1.1
Naast de ouderbijdragen moet supplementair betaald worden:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hoofdstuk 15 - VERLAGEN, VERLEGGEN EN VERBREDEN VAN OPRITTEN AAN BESTAANDE WEGEN
Artikel 15.1.1.1
Deze werken worden rechtstreeks door de aannemer, aangesteld door de gemeente, aan de aanvrager gefactureerd.
Hoofdstuk 17 - GEMEENTELIJKE WERKPLAATS
Artikel 17.1.1.1
| In de gemeentelijke werkplaats kan berging gehuurd worden door erkende verenigingen. |
|
|
Hoofdstuk 18 - OMGEVING
Artikel 18.1.1.1
Voor de behandeling van een vraag tot stedenbouwkundig uittreksel wordt een retributie aangerekend.
Renovatiewerken aan de appartementsblokken van Woonmaatschappij Vivus nv gelegen te Ettingen.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 27 oktober 2023 tot wijziging van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, het Digitaal Kiesdecreet van 25 mei 2012 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Besluit van de gemeenteraad van 7 maart 2024 betreffende wijzigen gemeenteweg met aanhorigheden sociaal woonproject Ettingen: goedkeuren.
Woonmaatschappij Vivus zal grondige werken uitvoeren voor ‘renovatie appartementsgebouwen Ettingen’.
Bij deze renovatie zullen de gebouwen uitgebreid worden tot buiten de bestaande footprint.
De gebouwen worden uitgebreid met gaanderijen voor circulatie, liften en terrassen.
Een deel van het aanpalend terrein wordt heringericht met openbaar groen en parkeerplaatsen.
Het kadastraal perceel van de huidige gebouwen valt op dit ogenblik samen met de footprint van de gebouwen (percelen sectie E nummers 621/H en 619/E).
Een deel van de werkzaamheden gebeurt aldus op het aanliggend openbaar terrein.
Daartoe wordt aan gemeente Oostrozebeke gevraagd om tijdelijk een ‘recht van opstal’ te verlenen aan de Woonmaatschappij Vivus.
Dit voor oranje ingekleurde gronden op plan in bijlage bij dit besluit.
Het recht van opstal is van tijdelijke duur en zal gelden tot na oplevering van de werkzaamheden per bouwzone.
De tijdsduur van de werken wordt ingeschat op ongeveer anderhalf jaar per bouwzone.
Na voltooiing van de werkzaamheden ‘renovatie appartementsgebouwen Ettingen’ wordt het verleende recht van opstal beëindigd en worden specifieke delen van de gronden in volle eigendom terug overgedragen aan de gemeente Oostrozebeke en Woonmaatschappij Vivus.
Woonmaatschappij Vivus heeft een aanvraag ingediend bij Vastgoedtransacties Vlaanderen ter voorbereiding van een opstalrecht, dat de gemeente Oostrozebeke zal geven aan de Lokale Woonmaatschappij om de werken voor de renovatie van de appartementsgebouwen Ettingen te vergemakkelijken.
De toekomstige rooilijn vormt de nieuwe afpaling voor eigendom van de Lokale Woonmaatschappij Vivus.
Deze grenszone omvat terrassen, fietsenbergingen, gaanderijen en groenaanleg.
Deze zone omvat parkeergelegenheid, openbaar groen, en verhardingen.
De overdracht zal plaatsvinden na opmeting door afdeling vastgoedtransacties en na oplevering van de werkzaamheden per bouwzone.
In concreto wordt het recht van opstal voorzien voor 614,57 m² (zone rondom noordelijk gelegen woonblok) en 1 091,52 m² (zone rondom zuidelijk gelegen woonblok) en zal het gemeentebestuur na de werken respectievelijk 217,60 m² en 482,56 m² onvoorwaardelijk en zonder lasten terug in handen krijgen.
Door de voorliggende werken zal de rooilijn wijzigen.
De oppervlakte in eigendom van Vivus zal daardoor wijzigen van 410,00 m² (noordelijk gelegen woonblok) en 613,00 m² (zuidelijk gelegen woonblok) naar respectievelijk 807,62 m² (410,00 + 396,97) en 1 221,97 m² (613,00 + 608,96).
Hiervoor wordt verwezen naar het gemeenteraadsbesluit van 7 maart 2024 betreffende wijzigen gemeenteweg met aanhorigheden sociaal woonproject Ettingen: goedkeuren.
Toelichting door de heer De Marez, schepen.
niet van toepassing
niet van toepassing
niet van toepassing
Enig artikel
De gemeenteraad gaat principieel akkoord om de gronden, zoals voorzien in het plan in bijlage, via recht van opstal ter beschikking te stellen aan de Woonmaatschappij Vivus, Markstraat 80 te 8530 Harelbeke en dit tot de oplevering van de werken aan de appartementsblokken in Ettingen.
Woonmaatschappij Vivus laat hiertoe een officiële akte opstellen om deze vervolgens ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
De omgevingsvergunningsaanvraag ingediend door woonmaatschappij Vivus voor de renovatie en uitbreiding van 2 appartementsgebouwen, opwaarderen wegenis en rioleringswerken, en exploitatie, te Ettingen 14/18 en 48/50, kadastraal gekend sectie E, nrs. 619/H3, 619/E en 621/H.
Het decreet houdende de gemeentewegen van 3 mei 2019, en de bijhorende uitvoeringsbesluiten.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, het laatste gewijzigd bij decreet van 27 oktober 2023 tot wijziging van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, het Digitaal Kiesdecreet van 25 mei 2012 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, het laatst gewijzigd bij decreet van 14 juli 2023 tot wijziging van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, het decreet van 4 april 2014 betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges en het decreet van 25 april 2014 betreffende complexe projecten, wat betreft de uitbreiding van de rechtsmacht van de Raad voor Vergunningsbetwistingen, en de bijhorende uitvoeringsbesluiten.
Het decreet van 5 april 1995 betreffende algemene bepalingen inzake milieubeleid (DABM), het laatst gewijzigd bij decreet van 29 april 2022 over afwijkingen op de gewestelijke omgevingsvergunningsplicht naar aanleiding van de civiele noodsituatie ten gevolge van de oorlog in Oekraïne, en de bijhorende uitvoeringsbesluiten.
Decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning, het laatst gewijzigd bij decreet van 26 januari 2024 over de programmatische aanpak stikstof, en het bijhorend uitvoeringsbesluit.
Op 6 september 2023 werd een omgevingsvergunningsaanvraag ingediend door woonmaatschappij Vivus voor de renovatie en uitbreiding van 2 appartementsgebouwen, opwaarderen wegenis en rioleringswerken, en exploitatie, te Ettingen 14/18 en 48/50, kadastraal gekend sectie E, nrs. 619/H3, 619/E en 621/H.
Deze werd volledig verklaard op 23 oktober 2023.
Wegens het toevoegen van een externe gaanderij met lift, en uitpandige terrassen, aan de bestaande gebouwen, wordt permanent een deel van het openbaar domein, met name het deel van Ettingen (met aanhorigheden zoals parkeerplaatsen en groenperken) onmiddellijk aansluitend bij de te renoveren gebouwen, ingenomen.
Dit veronderstelt het verplaatsen van de rooilijn, die nu overeenkomt met de footprint van de twee appartementsgebouwen.
Ettingen (en de aanhorigheden) is een gemeenteweg, gezien deze laatste wordt gedefinieerd als een openbare weg, die onder het rechtstreekse en onmiddellijke beheer van de gemeente valt, ongeacht de eigenaar van de grond (artikel 2, 6°, Gemeentewegendecreet).
Gezien de omgevingsvergunningsaanvraag een verplaatsing van de rooilijn inhoudt, is er sprake van een wijziging van deze gemeenteweg.
Onder wijziging van een gemeenteweg wordt immers verstaan de aanpassing van de breedte van de bedding van een gemeenteweg, met uitsluiting van verfraaiings-, uitrustings- of herstelwerkzaamheden (gemeentewegendecreet, artikel 2, 12°).
In onderhavig geval wordt cf. het rooilijnenplan in bijlage ten behoeve van appartementsblok 2.398 m² openbaar domein ingenomen, en ten behoeve van appartementsblok 1.609 m² (het verschil tussen de bestaande perceelsgrens=rooilijn=gevels appartementsgebouwen aangeduid met een rode lijn, en de nieuwe perceelsgrens, aangeduid met een paarse lijn).
Omvat een omgevingsvergunningsaanvraag de aanleg, wijziging, verplaatsing of opheffing van een gemeenteweg, dan spreekt de gemeenteraad zich uit over de ligging, de breedte en de uitrusting van de gemeenteweg, en over de eventuele opname in het openbaar domein (gemeentewegendecreet, artikel 8).
Hierbij wordt rekening gehouden met de doelstellingen en principes, vermeld in de artikelen 3 en 4 van het Gemeentewegendecreet, en in voorkomend geval met het gemeentelijk beleidskader en afwegingskader.
Artikel 12, §2 van het gemeentewegendecreet (met overeenkomstige toepassing van artikel 31 van het omgevingsvergunningendecreet) stelt dat de wijziging van een gemeenteweg kan geïntegreerd worden in een omgevingsvergunning voor stedenbouwkundige handelingen, voor zover die wijziging past in het kader van de realisatie van de bestemming van de gronden.
Dit laatste is hier duidelijk het geval.
Desgevallend wordt de (gewone) procedure van de omgevingsvergunning gevolgd, waarbij de gemeenteraad die bezwaren uitgebracht tijdens het openbaar onderzoek behandelt, die betrekking hebben op het aanpassen van de rooilijn.
Er werden geen bezwaarschriften ingediend.
Het bij een omgevingsvergunningsaanvraag te voegen ontwerp van rooilijnplan moet voldoen aan de bij en krachtens het Gemeentewegendecreet gestelde eisen op het vlak van de vorm en inhoud van gemeentelijke rooilijnplannen.
De vorm/inhoud van een gemeentelijk rooilijnplan moet aldus overgenomen worden, ook al is deze bepaling opgenomen afdeling 2 van het Gemeentewegendecreet waarvan de procedures niet gelden bij integratie van de wijziging in een omgevingsvergunning of een uitvoeringsplan (artikel 12, §2, eerste zinsdeel en artikel 11 Gemeentewegendecreet).
Het ontwerp van rooilijnplan dat bij een vergunningsaanvraag gevoegd moet worden, moet dan ook – in voorkomend geval - een berekening bevatten van de eventuele waardevermindering of waardevermeerdering van de gronden ten gevolge van de aanleg, wijziging of verplaatsing van een gemeenteweg overeenkomstig artikel 28 Gemeentewegendecreet.
Artikel 28, §2 van de Gemeentewegendecreet bepaalt dat de waardevermindering of de waardevermeerdering wordt vastgesteld door een landmeter-expert, aangesteld door de gemeente.
Bij betwisting door de eigenaar wordt de waardevermindering of de waardevermeerdering vastgesteld door een college dat bestaat uit de landmeter-expert die de gemeente heeft aangesteld en een landmeter-expert die de eigenaar aanstelt.
De omgevingsvergunningsaanvraag bevat een ontwerp van rooilijnplan, dat op 15 februari 2024 verder verduidelijkt werd met een bijkomend plan (beide in bijlage bij onderhavig besluit).
Artikel 12, §2, laatste zinsdeel, van het Gemeentewegendecreet bepaalt dat de omgevingsvergunningsaanvraag een ontwerp van rooilijnplan bevat dat voldoet aan de bij en krachtens dit Gemeentewegendecreet gestelde eisen op het vlak van de vorm en inhoud van gemeentelijke rooilijnplannen of voor zover het een grafisch plan met aanduiding van de op te heffen rooilijn bevat.
In artikel 16 van het gemeentewegendecreet wordt aangegeven waaraan dergelijk rooilijnplan moet voldoen.
Meer specifiek luidt paragraaf §2 van dat artikel als volgt:
"Het gemeentelijk rooilijnplan bevat minstens de volgende elementen:
1° de actuele en toekomstige rooilijn van de gemeenteweg;
2° de kadastrale vermelding van de sectie, de nummers en de oppervlakte van de getroffen kadastrale percelen en onroerende goederen;
3° de naam van de eigenaars van de getroffen kadastrale percelen en onroerende goederen volgens kadastrale gegevens of andere gegevens die voor het gemeentebestuur beschikbaar zijn."
Het aangeleverde rooilijnplan voldoet aan deze voorwaarden.
Verder wordt voldaan aan artikels 3 en 4 van het Gemeentewegendecreet:
Het nieuwe rooilijnplan wordt bijgevolg goedgekeurd.
Toelichting door de heer Derudder, burgemeester.
niet van toepassing
niet van toepassing
niet van toepassing
Enig artikel
Het rooilijnplan ingediend in het kader van de omgevingsvergunningsaanvraag ingediend door woonmaatschappij Vivus voor de renovatie en uitbreiding van 2 appartementsgebouwen, opwaarderen wegenis en rioleringswerken, en exploitatie, te Ettingen 14/18 en 48/50, kadastraal gekend sectie E, nrs. 619/H3, 619/E en 621/H, wordt goedgekeurd.
E-mail van 22 november 2023 van Niki Dheedene (kabinet minister Demir) betreffende aansluiting Vlaams Handhavingsplatform, waarin vermeld wordt dat het protocol om toegang te verkrijgen tot het Vlaams Handhavingsplatform, ondertekend moet worden door de burgemeester en de algemeen directeur.
De website met informatie over het Vlaams Handhavingsplatform, waar vermeld wordt dat de bevoegdheid om het protocol goed te keuren bij de gemeenteraad ligt in plaats van bij het college van burgemeester en schepenen (zie https://vo-ajh.atlassian.net/wiki/spaces/VH/pages/19664091/FAQ+-+toegang+tot+het+VHP#Is-er-voor-de-steden-en-gemeenten-een-gemeenteraad-nodig-voor-de-ondertekening-van-het-protocol?), en de ondertekening bijgevolg door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur moet gebeuren.
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Decreet houdende algemene bepalingen inzake milieubeleid (DABM) van 5 april 1995, het laatst gewijzigd bij decreet van 26 januari 2024 over de programmatische aanpak stikstof.
Decreet Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) van 15 mei 2009, het laatst gewijzigd op 14 juli 2023 bij decreet tot wijziging van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, het decreet van 4 april 2014 betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges en het decreet van 25 april 2014 betreffende complexe projecten, wat betreft de uitbreiding van de rechtsmacht van de Raad voor Vergunningsbetwistingen.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 27 oktober 2023 tot wijziging van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, het Digitaal Kiesdecreet van 25 mei 2012 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Kaderdecreet van 14 juli 2023 over de handhaving van Vlaamse regelgeving.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 13 december 2023 betreffende protocol en het addendum bij het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap justitie en handhaving en gemeente Oostrozebeke in het kader van de toegang tot het Vlaams handhavingsplatform: goedkeuren.
Het kaderdecreet Vlaamse Handhaving (KVH) voorziet in de oprichting van een Vlaams Handhavingsplatform (VHP), met het oog op de digitalisering van de handhaving van Vlaamse regelgeving, de beveiligde bewaring van handhavingsinformatie, het uitwisselen ervan tussen bevoegde overheden en een uniforme digitale toegang van burgers en ondernemingen tot hun bestuurlijk sanctiedossier.
Het Vlaams Handhavingsplatform heeft tot doel een gecentraliseerde, uniforme, real-time en beveiligde ter beschikking stelling van alle informatie rond handhaving aan alle betrokken autoriteiten en instanties.
De aansluiting zal gefaseerd gebeuren en brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Er wordt gestart met die bestuursdocumenten die cf. het KVH verplicht digitaal moeten worden opgesteld (processen-verbaal en verslagen van vaststelling, kennisgevingen van bestuurlijke vervolging, voorstellingen tot betaling van een geldsom en sanctiebeslissingen). Andere documenten volgen later.
Lokale besturen sluiten aan op het platform (handhaving VCRO en DABM) op 25 maart 2024. Op basis van de ervaringen die worden opgedaan tijdens deze opstartfase, zal de scope stapsgewijs worden uitgebreid middels opeenvolgende besluiten, tot alle onderdelen in gebruik zijn en het VHP het geheel van de Vlaamse regelgeving bestrijkt.
De goedkeuring van het protocol en het addendum bij het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap justitie en handhaving en gemeente Oostrozebeke in het kader van de toegang tot het Vlaams handhavingsplatform werd eerder beslist door het college van burgemeester en schepenen op basis van de e-mail van 22 november 2023 van Niki Dheedene (kabinet minister Demir), waarin de bevoegdheid bij het college gelegd werd. In een FAQ op de website met informatie over het Vlaams Handhavingsplatform, wordt evenwel aangegeven dat op basis van een advies van het Binnenlands Bestuur hieromtrent (blijkbaar ingewonnen na de e-mail van het kabinet van de bevoegde minister), de bevoegdheid om dergelijke protocollen goed te keuren initieel bij de gemeenteraad ligt, tenzij deze laatste deze bevoegdheid gedelegeerd heeft aan het college van burgemeester en schepenen. Dit laatste is niet het geval, waardoor het besluit moet worden hernomen, door de gemeenteraad.
De DPO van de gemeente Oostrozebeke heeft op 26 februari 2024 een gunstig advies (ADV/2024/010) verleend.
Toelichting door de heer Derudder, burgemeester.
niet van toepassing
niet van toepassing
niet van toepassing
Artikel 1
Het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap justitie en handhaving en de gemeente in het kader van de toegang tot het Vlaamse Handhavingsplatform wordt goedgekeurd met volgende bepalingen:
PROTOCOL TER OMKADERING VAN DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS TUSSEN HET AGENTSCHAP JUSTITIE EN HANDHAVING EN GEMEENTE IN HET KADER VAN DE TOEGANG TOT HET VLAAMS HANDHAVINGSPLATFORM
DATUM:
Dit protocol wordt gesloten:
TUSSEN de volgende overheidsinstanties die de persoonsgegevens elektronisch ter beschikking stellen die het voorwerp uitmaken van dit protocol:
de Vlaamse Gemeenschap, Agentschap Justitie en Handhaving,
met maatschappelijke zetel gelegen te Koning Albert II-laan 35 bus 5, 1030 Brussel,
en met ondernemingsnummer 0316.380.841,
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Bob Van den Broeck, Administrateur-Generaal;
hierna: “Agentschap Justitie en Handhaving” of “AJH”;
en
de gemeente Oostrozebeke,
met kantoren te 8780 Oostrozebeke, Ernest Brengierstraat, 6;
en met ondernemingsnummer BE0207.436.676;
rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Anne-Sophie Verschoore, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Carl Vereecke, algemeen directeur,
hierna: “de gemeente”;
AJH en de gemeente worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
Partijen handelen in het kader van de in dit protocol beoogde doorzending van persoonsgegevens als (afzonderlijke) verwerkingsverantwoordelijken, met andere woorden als organen die de doeleinden van en de middelen voor de verwerking van de hierna betrokken persoonsgegevens vaststellen.
Partijen zijn zowel meedelende partij als ontvangende van persoonsgegevens.
Na te hebben uiteengezet/context
A.
AJH is voor de opdrachten, vermeld in artikel 4 van het besluit van de Vlaamse Regering van 3 september 2021 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap ‘agentschap Justitie en Handhaving’, bevoegd, waaronder het algemeen Handhavingsbeleid op bestuurlijk en strafrechtelijk niveau ontwikkelen en coördineren, en de uitvoering van het kaderdecreet Vlaamse handhaving implementeren.
B.
Gemeente x is als gemeentelijke overheid bevoegd voor de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving, waaronder de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, het Onroerenderfgoeddecreet van 12 juli 2013, en de regelgeving, vermeld in artikel 16.1.1 van het decreet van 5 april 1995 houdende algemene bepalingen inzake milieubeleid.
C.
Partijen wensen persoonsgegevens uit te wisselen met het oog op een efficiënte handhaving overeenkomstig het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving en het Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest betreffende de uitwisseling van informatie tussen het openbaar ministerie en een Vlaamse bestuurlijke Beboetingsinstantie gelet op artikel 37 en 38 van het Kaderdecreet Vlaamse handhaving.
De gemeente heeft overeenkomstig artikel 4, 79, 80 en/of 81 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving toegang tot bepaalde persoonsgegevens verwerkt in het Vlaams Handhavingsplatform, voor één of meerdere doeleinden, beschreven in artikel 4 van dit protocol. AJH treedt voor het Vlaams Handhavingsplatform op als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 7) van de algemene verordening gegevensbescherming.
De uitwisseling van persoonsgegevens verloopt via het Vlaams Handhavingsplatform.
D.
De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de website van beide partijen.
F.
De functionaris voor gegevensbescherming van AJH heeft op datum 30/10/2023 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
G.
De functionaris voor gegevensbescherming van de gemeente (DPO) heeft op 30 november 2023 een gunstig advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
wordt overeengekomen wat volgt:
Artikel 1:
Definities
De definities van de geldende regelgeving zijn van toepassing.
In het kader van de toepassing van dit protocol wordt verstaan onder:
Artikel 2:
Voorwerp Het voorwerp van dit protocol is de mededeling van de hieronder in artikel 5 opgesomde persoonsgegevens tussen AJH en de gemeente in het kader van de in artikel 4 opgesomde doeleinden aan de in artikel 8 vermelde categorieën van ontvangers voor de in artikel 9 bepaalde duur.
Artikel 3:
Rechtmatigheid van zowel de mededeling als de inzameling van de persoonsgegevens
De bij dit protocol georganiseerde verwerking is rechtmatig omdat de mededeling wordt opgelegd door artikel 4 en 77 t.e.m. 83 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving. De gemeente heeft overeenkomstig artikel 79 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving toegang tot de persoonsgegevens verwerkt in het bestuurlijk sanctieregister vermeld in artikel 77 e.v., het digitaal klassement vermeld in artikel 4 § 1, derde lid en artikel 80 en het maatregelenregister, vermeld in artikel 81 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, en het digitaal klassement, vermeld in artikel 4. De verkregen informatie mag conform artikel 80, tweede lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving nooit worden gebruikt voor de permanente monitoring of de digitale observatie van een specifieke persoon, noch voor profilering als vermeld in artikel 4, punt 4) van de algemene verordening gegevensbescherming.
De beoogde gegevensverwerking door de gemeente gebeurt op grond van de noodzaak om te voldoen aan een wettelijke verplichting (Artikel 6.1. c AVG)) en de noodzaak voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (artikel 6.1.e AVG)).
De beoogde gegevensverwerking heeft geen betrekking op persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap 4 van een vakbond blijken, noch op genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. (zie ook artikel 8 §4, derde lid Kaderdecreet Vlaamse Handhaving)
Artikel 4:
Verificatie van het of de doeleinde(n) met het oog op de doorzending van de persoonsgegevens
AJH verwerkt de persoonsgegevens voor de doeleinden van het Vlaams Handhavingsplatform.
De doeleinden van de verwerking van het digitaal klassement, vermeld in artikel 4 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, bestaan uit het garanderen gedurende de volledige levenscyclus van de bestuursdocumenten dat:
1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft;
5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van het bestuursdocument, wordt geregistreerd, met inbegrip van de gegevens die het mogelijk maken de identiteit van de dader of daders vast te stellen.
De doeleinden van de verwerking van het bestuurlijk sanctieregister vermeld in artikel 77 e.v. van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving zijn:
1° het Openbaar Ministerie, het Handhavingscollege en de herstelinstanties toelaten om na te gaan of de beboetingsinstantie het bestuurlijk spoor heeft geopend;
2° de uitvoering van de bestuurlijke sancties door de beboetingsinstanties verzekeren;
3° de beboetingsinstanties, het Openbaar Ministerie en het Handhavingscollege in staat stellen om na te gaan of er al eerder sancties voor dezelfde feiten dan wel voor andere feiten, verbonden door eenheid van opzet met de te vervolgen of vervolgde feiten, zijn opgelegd;
4° de frequentie en de omstandigheden inschatten waarmee en waarin de te vervolgen of vervolgde feiten zijn gepleegd;
5° de legaliteit determineren van de toestand, veroorzaakt door de feiten die aanleiding gaven tot de in het bestuurlijk sanctieregister opgenomen vervolging.
De doeleinden van het maatregelenregister bestaan erin om de informatie uit het register te verstrekken:
1° om de in het artikel 81, lid 4 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving genoemde overheden toe te laten hun acties op het vlak van herstel en beveiliging op elkaar af te stemmen en de regels van samenloop, vermeld in artikel 59 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, na te leven;
2° om de uitvoering van de publieke herstel – en beveiligingsmaatregelen te faciliteren;
3° om na te gaan of voldaan is aan de voorwaarden voor het toekennen of het behoud van toelatingen, vergunningen, erkenningen, premies en toelagen; 5
4° om de partijen bij de overdracht van zakelijke rechten in te lichten over het bestaan van publieke herstel- en beveiligingsmaatregelen of daaraan voorafgaande formele beslissingen met impact op het betrokken onroerend goed;
5° om de legaliteit van de toestand te determineren, veroorzaakt door de feiten die aanleiding gaven tot de handelingen en beslissingen, vermeld in het maatregelenregister.
De doeleinden van de handhavingsbibliotheek, vermeld in artikel 80 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving zijn:
1° opdrachten van bestuurlijke of gerechtelijke politie;
2° strafrechtelijke en bestuurlijke vervolgingen;
3° het opleggen of doen opleggen van publieke herstel- en beveiligingsmaatregelen;
4° de beoordeling of voldaan is aan de voorwaarden voor het toekennen of het behoud van vergunningen, machtigingen, toelatingen, premies, subsidies en andere rechten en voordelen die van overheidswege worden toegekend.
De gemeente zal via haar bevoegde organen of haar personeelsleden de opgevraagde gegevens verwerken voor volgende doeleinden:
1° het bewaren van digitale bestuursdocumenten en jurisdictionele beslissingen, vermeld in artikel 4 §1 en 2 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, in het digitaal klassement, in de hoedanigheid van de opsteller van het document of herstelinstantie.
2° het raadplegen van het bestuurlijk sanctieregister in de hoedanigheid van herstelinstantie, voor één of meerdere doeleinden vermeld in artikel 77, derde lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, meer bepaald: - de legaliteit determineren van de toestand, veroorzaakt door de feiten die aanleiding gaven tot de in het bestuurlijk sanctieregister opgenomen vervolging.
3° het raadplegen van het maatregelenregister in de hoedanigheid van burgemeester, toezichthouder of openbare overheid die moeten oordelen over toelatingen, erkenningen en toelagen of andere vormen van steun, voor één of meerdere doeleinden vermeld in artikel 81, 5de lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, meer bepaald:
4° het raadplegen van de handhavingsbibliotheek in de hoedanigheid van:
voor één of meerdere doeleinden vermeld in artikel 80, 1ste lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, meer bepaald:
Deze raadpleging is noodzakelijk beperkt tot de persoonsgegevens en informatie die de Vlaamse Regering conform artikel 80, 3de lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving toegankelijk heeft gemaakt voor de raadpleger.
De hierboven vermelde hoedanigheden en doeleinden hebben volgende wettelijke basis:
Het besluit van de Vlaamse Regering over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse Regelgeving.
De doeleinden van de verwerkingen van deze persoonsgegevens door Partijen zijn verenigbaar met elkaar, gezien zij voortvloeien uit dezelfde regelgeving, meer bepaald het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving.
Artikel 5:
De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens. Het betreft persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming.
Het digitaal klassement bevat volgende bestuursdocumenten en persoonsgegevens:
1° de schriftelijke raadgevingen en de waarschuwingen, vermeld in artikel 10 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
2° de processen-verbaal, de verslagen van vaststelling, de controleverslagen, vermeld in artikel 9 §2 van dit decreet, en de administratieve verslagen, vermeld in artikel 9 §3 van van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
3° de beslissingen en de kennisgevingen van de beboetingsinstanties, vermeld in artikel 38, §2, eerste lid, artikel 39 tot en met 41, en artikel 44, 89 en 90 van van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
4° de geïntegreerde beslissingen, vermeld in artikel 57 van van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, als de beboetingsinstantie en de herstelinstantie die de voormelde beslissingen hebben genomen, tot de Vlaamse overheid behoren;
5° de bestuursdocumenten, vermeld in artikel 82, eerste lid, 4°, van van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, met uitzondering van herstelschikkingen die in een authentieke akte zijn opgenomen.
Het bestuurlijk sanctieregister, bevat de volgende persoonsgegevens, informatiegegevens en procedure-akten:
1° het rijksregisternummer, het BIS-nummer of het ondernemingsnummer van de natuurlijke personen en rechtspersonen die het voorwerp uitmaken van de bestuurlijke sanctie, het buitenlands BTW-nummer, of hun naam, voornamen, geboortedatum en -plaats, de datum van overlijden, de nationaliteit, verblijfplaats of maatschappelijke zetel;
2° de omschrijving van de gepleegde feiten in tijd, ruimte en materialiteit;
3° de beslissingen van de beboetingsinstanties;
4° de voorstellen tot betaling van een geldsom die tijdig en integraal betaald zijn;
5° de onmiddellijke inningen;
6° de definitieve bestuurlijke sancties of de definitieve beslissing om geen bestuurlijke sancties op te leggen die uitgesproken zijn naar aanleiding van de beslissingen, vermeld in punt 3°;
7° een toegang tot het bestuurlijk sanctiedossier dat verbonden is aan de beslissingen, vermeld in punt 3° tot en met 6°.
Het maatregelenregister bevat de volgende persoonsgegevens, informatiegegevens en procedureakten:
1° de beschrijving van de publieke schade of de dreigende publieke verliezen en de plaats waar ze zich voordoen;
2° de identificatiegegevens van de personen aan wie publieke herstelmaatregelen en beveiligingsmaatregelen zijn opgelegd; 3° de identificatiegegevens van de personen, vermeld in hoofdstuk 10, afdeling 7 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving; 4° een digitale toegang tot de volgende bestuursdocumenten, als ze opgenomen zijn in het digitale klassement, vermeld in artikel 4, §1, derde lid van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving:
a) de aanmaningen, vermeld in artikel 49 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
b) de publieke herstelvorderingen, vermeld in artikel 56 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
c) de kennisgevingen, vermeld in artikel 53 en 57 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
d) de bestuurlijke herstelbeslissingen, vermeld in artikel 52, en de administratieve beroepen en de beroepsbeslissingen, vermeld in artikel 98 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
e) de beveiligingsbeslissingen of opschriftstelling ervan, en de bekrachtigingsbeslissingen, vermeld in artikel 65 en 67 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
f) de uitvoerbare herstelschikkingen, vermeld in artikel 62 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
g) de gedinginleidende akten en de rechterlijke beslissingen over publieke herstelvorderingen, bestuurlijke herstel- en beveiligingsbeslissingen en herstelschikkingen;
h) de gedinginleidende akten en de rechterlijke beslissingen, vermeld in artikel 85 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
i) de attesten, vermeld in artikel 72 en 85, §3 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
j) de beslissingen tot opheffing of hervorming, vermeld in artikel 51 en 64 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
k) de beslissingen die zijn genomen naar aanleiding van het handhavingsverzoek, vermeld in artikel 96 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
l) de afzonderlijke akten, vermeld in artikel 85, §4 en §5 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving;
Met het oog op het verwerken van persoonsgegevens uit het rijksregister of KSZ, is een machtiging vereist.
De Gemeente is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van deze machtiging.
Zonder machtiging is toegang tot het Vlaams handhavingsplatform niet mogelijk.
Artikel 6:
Bewaartermijn van de gegevens en verantwoording van de noodzaak van die termijn
De bewaartermijnen zoals opgenomen in artikel 6 §1 lid 1 en 2, en 78 § 2 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving zijn van toepassing.
De levensduur van documenten en het lot ervan na afloop van de bewaringstermijn worden vastgesteld in serieregisters, die per organisatie worden / zijn vastgelegd conform het bestuursdecreet (art. 6 KVH / art.III.81 ).
De persoonsgegevens uit het bestuurlijk sanctieregister worden gedurende respectievelijk tien of zes jaar bewaard al naargelang zij betrekking hebben op misdrijven of inbreuken.
Artikel 7:
Wijze waarop de gegevens worden meegedeeld
De elektronische doorgifte vindt plaats via het Vlaams Handhavingsplatform.
Artikel 8:
De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen
Interne ontvangers
De gemeente zal de meegedeelde persoonsgegevens in het kader van de in artikel 4 vooropgestelde doeleinden kunnen meedelen aan haar in artikel 4 vermelde personeelsleden of organen, optredend in de in artikel 4 vermelde hoedanigheden, of de personeelsleden die hun beslissingen voorbereiden. Enkel personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, krijgen toegang tot de informatie.
Externe ontvangers
Daarnaast kunnen de gevraagde gegevens worden medegedeeld aan of ingezien door onderstaande organisaties:
(Een deel van) de persoonsgegevens afkomstig van het bestuurlijk sanctieregister en het digitaal klassement kunnen, als dat noodzakelijk en evenredig is voor een van de doeleinden, vermeld in het eerste lid van artikel 80 van Kaderdecreet Vlaamse Handhaving, na advies van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens, worden ontvangen door:
1° het Openbaar Ministerie;
2° de beboetingsinstanties;
3° de gemeentelijke, provinciale of Vlaamse inspectiediensten die toezichthouders, agenten van bestuurlijke politie of agenten en officieren van gerechtelijke politie tewerkstellen;
4° de burgemeesters;
5° de politiediensten, vermeld in artikel 2 van de wet op het politieambt van 5 augustus 1992;
6° de bestuurlijke overheden, met inbegrip van de herstelinstanties, die bevoegd zijn om maatregelen tot preventie van misdrijven, inbreuken en normschendingen op te leggen of te vorderen, of om maatregelen voor de preventie en herstel van de schadelijke gevolgen van deze misdrijven, inbreuken en normschendingen;
7° de bestuurlijke overheden die bevoegd zijn om vergunningen, machtigingen, toelatingen, premies, subsidies en andere rechten en voordelen te verlenen.
De persoonsgegevens van het bestuurlijk sanctieregister worden ontvangen door (art. 79 §1 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving):
1° de beboetingsinstanties;
2° het Openbaar Ministerie;
3° het Handhavingscollege;
4° de herstelinstanties.
De persoonsgegevens van het maatregelenregister worden ontvangen door (art. 83 §1 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving):
1° de rechtbanken;
2° de herstelinstanties;
3° de burgemeesters;
4° de toezichthouders;
5° de politiediensten, vermeld in artikel 2 van de wet op het politieambt van 5 augustus 1992;
6° de instrumenterende ambtenaren;
7° de vastgoedmakelaars, belast met de overdracht van zakelijke rechten;
8° de openbare overheden die moeten oordelen over toelatingen, erkenningen en toelagen of andere vormen van steun.
Artikel 37 en 38 § 2, §4 en §5 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving en artikel 5 van het Samenwerkingsakkoord voorziet dat het OM informatie ontvangt van de bevoegde beboetingsinstantie.
Naar aanleiding van de instelling van de strafvordering is de beboetingsinstantie verplicht om alle informatie die het uit het bestuurlijk opsporingsonderzoek heeft verkregen aan het OM over te maken, zodat zij kan worden gebruikt bij de strafrechtelijke vervolging.
Deze informatie wordt uitgewisseld via het Vlaams Handhavingsplatform.
Elke eventuele mededeling van de gevraagde persoonsgegevens door Partijen aan andere dan de hiervoor genoemde externe ontvangers moet voorafgaandelijk aan de andere Partij worden gemeld en moet uiteraard in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Dat betekent onder meer dat Partijen waar vereist een protocol sluiten voor de mededeling van de gevraagde gegevens.
Verwerkers
Partijen waken erover dat de bepalingen van artikel 28 ev. AVG (en in de mate van toepassing art. 53 ev. WVP) nageleefd worden.
In het geval een Partij voor de verwerking van persoonsgegevens, die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep doet op een verwerker (of meerdere verwerkers), doet de Partij uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
De Partij sluit in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming.
Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de verwerkers, die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.
Concreet wordt voor de hosting van het Vlaams Handhavingsplatform beroep gedaan op volgende verwerker door AJH: Atos met volgend ondernemingsnummer 0401.848.135 en maatschappelijke zetel te Da Vincilaan 5, 1930 Zaventem.
Daarnaast doet het agentschap Justitie en Handhaving ook beroep op de verwerker DXC-Cegeka met ondernemingsnummer BE0773988635 en maatschappelijk zetel te Blarenberglaan 2, 2800 Mechelen.
DXC-Cegeka staat in voor de implementatie van het Vlaams Handhavingsplatform.
Artikel 9:
Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling
De persoonsgegevens zullen permanent worden opgevraagd omdat de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform in principe permanent is.
Artikel 10:
Wettelijke beperkingen, die toepasselijk zijn op de rechten van de betrokken personen
Voor de gegevensverwerking(en) uitgevoerd door Partij die de ontvanger is van de persoonsgegevens, na de doorzending van de persoonsgegevens, die het voorwerp uitmaakt van dit protocol, gelden de wettelijke beperkingen, die toepasselijk zijn op de rechten van de betrokken personen.
In dit opzicht kan er worden verwezen naar artikel van het 5 Kaderdecreet Vlaamse Handhaving en artikel 14, 16, 37 en 44 van de WVP betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Als één van de aan het protocol deelnemende Partijen een verzoek ontvangt tot uitoefening van de rechten overeenkomstig de AVG en titel 2 van de WVP, brengt ze de andere partijen hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.
Artikel 11:
Vertrouwelijkheid
Partijen en hun verwerkers waarborgen de vertrouwelijkheid van de gegevens en van de resultaten van de verwerking ervan die worden verkregen in het kader van dit protocol.
Daaruit volgt dat die gegevens en resultaten van de verwerking ervan:
• enkel zullen worden gebruikt indien zij noodzakelijk zijn overeenkomstig de doeleinden beschreven in dit protocol;
• niet langer bewaard zullen worden dan de bewaartermijn, die noodzakelijk is voor de verwerking;
• niet verspreid noch gekopieerd zullen worden.
Artikel 80 van het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving is van toepassing op alle personen die informatie verkrijgen op grond van de uitoefening van de aan hen door het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving en dit protocol toegekende bevoegdheden.
Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de partijen en hun verwerkers kennis zullen nemen in het kader van dit protocol, alle documenten, die hen zullen worden toevertrouwd en alle vergaderingen, waaraan zij zullen deelnemen, zijn strikt vertrouwelijk.
Partijen verbinden zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de verwerking, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hen zullen worden meegedeeld of waarvan zij op grond van dit protocol kennis zal nemen.
Partijen garanderen dat personeelsleden en verwerker(s) de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren en verbindt zich ertoe ze niet aan derden te verstrekken.
Zij zullen aan personeelsleden en aan deze van verwerker(s) enkel de gegevens bekendmaken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken.
Artikel 12:
Beveiligingsmaatregelen
Met de ondertekening van dit protocol bevestigen Partijen de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te hebben genomen en ervoor gezorgd te hebben dat de ICT-infrastructuur waarbinnen de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt, de vertrouwelijkheid en de integriteit van die gegevens waarborgen.
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treffen de partijen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De volgende maatregelen ter beveiliging van de mededeling (zowel voor de mededeling als de verdere 12 bewaring op het Vlaams Handhavingsplatform van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 5 van dit protocol) worden genomen:
1. voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies of om welke reden dan ook het niet raadpleegbaar zijn en in het geval van een fysiek of technisch incident, de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen (beschikbaarheid);
2. voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde wijziging (integriteit);
3. voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang of inzage door derden (vertrouwelijkheid);
4. opdat “de betrokkene” steeds kan navragen welke gegevens over hem worden verwerkt, door wie en voor welke doeleinde (transparantie). Dit onder voorbehoud van de toepassing van artikel 5 § 3 KVH;
5. opdat steeds kan worden nagegaan wie toegang had tot de persoonsgegevens en wat de aard is van de verwerkingen die werden verricht (transparantie);
6. opdat de persoonsgegevens op een “veilige” manier en permanent kunnen worden verwijderd, waar de persoonsgegevens zich ook bevinden, indien een Partij daarom verzoekt.
Technische maatregelen omvatten onder meer:
7. “Fysieke” maatregelen: onder meer, doch niet uitsluitend de toegang afschermen van de (onder zijn beheer staande) lokalen waarin de computers, bestanden, print-outs, elektronische dragers enzovoort, worden bewaard;
8. “Logische” maatregelen: onder meer doch niet uitsluitend de bescherming van de softwaretoepassingen tegen hacking of informaticapiraterij (bijv. coderen van gegevens of gebruik van paswoorden), de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens, het monitoren van alle activiteiten die met betrekking tot de persoonsgegevens werden verricht;
9. De projectdata mogen enkel aanwezig zijn op de projectserver en de projectmedewerkers mogen via hun laptop, desktop, of handheld enkel werken op de projectserver. Bijgevolg staan de projectdata nooit lokaal op de laptop, desktop of handheld van de projectmedewerkers;
10. De gebruikte laptops of handhelds door de projectmedewerkers die de instelling van de Partij kunnen verlaten, moeten geëncrypteerd zijn (deze kunnen immers ook tijdelijke bestanden bevatten waarin de Persoonsgegevens kunnen voorkomen): bijvoorbeeld met Bitlocker met TPM chip op een Windows computer of FileVault2 op een Apple computer of een ander systeem voor sector level harddisk encryptie.
Organisatorische maatregelen omvatten onder meer:
11. Het beperken van toegang: ervoor zorgen dat, voor de personen die onder zijn gezag handelen, de toegang tot de gegevens en de verwerkingsmogelijkheden beperkt blijven tot hetgeen die personen nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of tot hetgeen noodzakelijk is voor de behoeften van de dienst;
12. Personeel voorlichten: alle personen die onder zijn gezag handelen, kennisgeven van de bepalingen van de AVG, alsmede van alle relevante voorschriften inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer die bij het verwerken van persoonsgegevens gelden;
13. Het waarborgen dat alle personen die in het kader van de verwerking toegang hebben tot de persoonsgegevens zich verbonden hebben de vertrouwelijkheid in acht te nemen (bijvoorbeeld door het laten ondertekenen van een vertrouwelijkheidsverklaring) of gebonden zijn aan een passende wettelijke vertrouwelijkheidsplicht;
14. Het bijhouden van een nominatieve lijst van personen die in het kader van de verwerking toegang hebben tot de persoonsgegevens (zowel van de eigen personeelsleden / aangestelden als die van de onderaannemers);
15. De verwerking van de persoonsgegevens laten gebeuren conform vooraf vastgestelde processen zodat de uitvoering steeds gebeurt met in achtneming van de wettelijke verplichtingen ter zake ongeacht wie belast wordt met de uitvoering.
Minstens onderstaande maatregelen moeten gewaarborgd worden:
16. De Partij zet een projectomgeving op waar nominatief mensen op werken. Algemene toegangsrechten, bv. admin-toegangsrechten, zijn niet toegelaten;
17. De persoonsgegevens worden nooit bewaard op de persoonlijke laptop van de medewerkers.
Elke partij moet kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen.
Op eenvoudig verzoek maken de partijen hiervan het bewijs over.
Artikel 13:
Kwaliteit van de persoonsgegevens
Zodra een Partij één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 5, vaststelt (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan de andere Partij die na onderzoek de gepaste maatregelen treft en de andere Partij daarvan vervolgens op de hoogte brengt.
Artikel 14:
Wijzigingen en evaluatie van het protocol
Dit protocolakkoord kan enkel schriftelijk en met de instemming van beide Partijen worden gewijzigd.
Alle aanpassingen hebben uitwerking vanaf de datum die zal worden bepaald in het aangepaste protocolakkoord.
Dit protocol zal worden herzien als de partijen zulks nodig achten.
Artikel 15
Machtiging Rijksregister / INSZ
Om toegang te verkrijgen en te behouden tot het VHP, dient de gemeente te allen tijde te beschikken over een machtiging om in het kader voor de desbetreffende doeleinden het Rijksregister en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid te raadplegen en / of het Rijksregisternummer / INSZ nummer te gebruiken.
De gemeente verwittigt AJH onmiddellijk wanneer dit nog niet of niet meer het geval is.
Artikel 16:
Sanctie bij niet-naleving
In geval van moeilijkheden met de toepassing van of in geval van inbreuken tegen dit protocol, verbinden de partijen zich ertoe overleg te plegen en samen te werken om zo snel mogelijk tot een minnelijke schikking te komen.
Partijen zijn verantwoordelijk voor alle schade waarvan de andere partij het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet-respecteren, door hemzelf, door zijn verwerker of door leden van zijn personeel, van de verplichtingen die hem worden opgelegd op grond van dit protocol.
Partijen kunnen, indien zij dat verantwoord achten, met een voorafgaande en gemotiveerde ingebrekestelling, de doorzending van de in dit protocol bedoelde gegevens staken.
Artikel 17:
Meldingsplichten
Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar [via de functionarissen voor gegevensbescherming] zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op beide partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen.
De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.
Partijen brengen elkaar onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.
Artikel 18:
Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht.
Alle geschillen, die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde rechtbank in Brussel.
Artikel 19:
Inwerkingtreding en opzegging
Indien één van de Partijen dit protocol wenst op te zeggen, dient zij hiervoor gegronde redenen te hebben en een opzeggingstermijn in acht te nemen van 6 maanden.
De opzeggingstermijn gaat in de eerste maandag volgend op de week waarin de opzegging werd gegeven.
De opzegging dient te gebeuren door middel van een aangetekend schrijven.
Het einde van dit protocol ontslaat Partijen niet van de verplichting tot vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens die zij tijdens de looptijd van het protocol verwerkten.
Het einde van het protocol doet op geen enkele manier afbreuk aan de decretale verankering van de uitwisseling overeenkomstig artikel 38 van het Kaderdecreet.
Dit protocol wordt van kracht op de datum, vermeld in artikel 11, eerste lid van het Besluit van de Vlaamse Regering over de digitalisering van de handhaving van diverse Vlaamse regelgeving, of, voor zover het eerst na deze datum wordt ondertekend, de datum van de ondertekening ervan.
Het wordt afgesloten voor onbepaalde duur.
Artikel 20:
MAGDA-documentendienst
De kostprijs voor de automatische verzending per brief via de MAGDA-documentendienst in functie van de kennisgeving van documenten, beslissingen en kennisgevingen, die worden opgenomen in en verwerkt via het Vlaams Handhavingsplatform, kan worden aangerekend aan de gemeente, die er zich toe verbindt om zijn volle medewerking te verlenen voor een correcte integratie en werking van de facturatiefunctionaliteit.
Opgemaakt te Oostrozebeke, op datum ...
in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
Voor AJH, voor de gemeente,
Bob Van den Broeck, Anne-Sophie Verschoore Carl Vereecke
administrateur-generaal voorzitter gemeenteraad algemeen directeur
Artikel 2
Het addendum bij het protocol ter omkadering van de elektronisch mededeling van persoonsgegeven tussen het agentschap justitie en handhaving en de gemeente in het kader van de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform wordt goedgekeurd met volgende bepalingen:
ADDENDUM BIJ HET PROTOCOL TER OMKADERING VAN DE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS TUSSEN HET AGENTSCHAP JUSTITIE EN HANDHAVING EN GEMEENTE IN HET KADER VAN DE TOEGANG TOT HET VLAAMS HANDHAVINGSPLATFORM
datum:
Dit Addendum maakt onlosmakelijk deel uit van het protocol dat tussen
de Vlaamse Gemeenschap, Agentschap Justitie en Handhaving,
met maatschappelijke zetel gelegen te Koning Albert II-laan 35 bus 5, 1030 Brussel,
en met ondernemingsnummer 0316.380.841,
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Bob Van den Broeck, Administrateur-Generaal;
hierna: “Agentschap Justitie en Handhaving” of “AJH”;
en
De gemeente Oostrozebeke,
met kantoren te 8780 Oostrozebeke, Ernest Brengierstraat, 6;
en met ondernemingsnummer BE0207.436.676;
hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw Anne-Sophie Verschoore, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Carl Vereecke, algemeen directeur;
hierna: “de gemeente”;
werd gesloten op datum 13 december 2023 in het kader van de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform.
AJH en de gemeente worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “partij” of gezamenlijk als de “partijen”;
Dit Addendum komt tot stand naar aanleiding van het toevoegen van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (intercommunales) als verwerker van de gemeente.
Dit Addendum zal aan het geldende Protocol worden gehecht en maakt onlosmakelijk onderdeel uit van het Protocol.
De overige bepalingen, zoals opgenomen in het protocol, blijven onverkort van toepassing.
De looptijd van het Addendum is gelijk aan de looptijd die gesloten is in het Protocol.
Voorwerp van het Addendum
Dit Addendum heeft als voorwerp uiteen te zetten welke wijzigingen zijn aangebracht in het Protocol.
Wijzigingen Protocol
In artikel 8 wordt volgende zin toegevoegd onder de paragraaf ‘Verwerkers’: “Concreet kan voor het verwerken van de persoonsgegevens voor de doeleinden vermeld in artikel 4 door de gemeente beroep gedaan worden op één of meerdere intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (intercommunales) als verwerker.
Opgemaakt te Oostrozebeke, op datum
in evenveel exemplaren als dat er partijen zijn.
Voor AJH, voor de gemeente,
Bob Van den Broeck, Anne-Sophie Verschoore Carl Vereecke
administrateur-generaal voorzitter gemeenteraad algemeen directeur.
De raad neemt kennis van de definitieve vaststelling van het Regionaal Mobiliteitsplan vervoerregio Midwest.
De e-mail van raadslid Marleen Lefebre van 5 maart 2024 namens de fractie INSPRAAK.nu.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 27 oktober 2023 tot wijziging van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011, het Digitaal Kiesdecreet van 25 mei 2012 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Besluit van de gemeenteraad van 7 maart 2019 betreffende huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, het laatst gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 27 januari 2022, inzonderheid artikel 12.
De vragen van de raadsleden Marijke Verbeke en Davy Verhulst.
De vraag, die mevrouw Verbeke zou stellen over de begraafplaatsen, werd op verzoek van de fractie INSPRAAK.nu uitgesteld naar de zitting van 4 april 2024.
Het antwoord van Jonas Van D'huynslager, schepen.
niet van toepassing
niet van toepassing
Mevrouw Lefebre, raadslid.
Er wordt geen besluit genomen.
De voorzitter sluit de zitting op 07/03/2024 om 20:22.
Namens gemeenteraad,
Carl Vereecke
algemeen directeur
Anne-Sophie Verschoore
schepen-voorzitter