De voorzitter opent de zitting op 05/09/2024 om 19:56.
De raad neemt kennis van:
E-mailbericht van 4 juni 2024 van WVI om de samenwerkingsovereenkomst voor de IG DPO ondersteuning ter goedkeuring voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
Wet van 17 juni 2013 over de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 17 december 2023 tot aanpassing van 2 drempels in de wet van 13 juni 2013.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten - "Overheidsopdrachtenwet", gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 3 mei 2024 tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het Provinciedecreet van 9 december 2005, de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat en het koninklijk besluit van 31 mei 1977 tot uitvoering van artikel 4 van de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat.
Decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Bestuursdecreet van 7 december 2018, het laatst gewijzigd bij decreet van 17 mei 2024 tot wijziging van diverse decreten, meer in het bijzonder de openbaarheid van bestuur.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, het laatst gewijzigd bij wet van 22 december 2023 tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van KMO's tot die opdrachten te bevorderen.
Het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, het laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 13 augustus 2023 inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies en tot wijziging van diverse bepalingen van het koninklijk besluit van 18 april 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en van het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de speciale sectoren inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies.
Besluit van de Vlaamse regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische gegevensverkeer.
Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) goedgekeurd op 13 december 2016.
Besluit van 1 april 2020 van het college van burgemeester en schepenen van Oostrozebeke voor het aanduiden van een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) voor de gemeente Oostrozebeke.
De gecoördineerde statuten van 27 juni 2019 van de West-Vlaamse Intercommunale (W.V.I.).
De Europese verordening 2016/679 van 27 april 2016, gekend als AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), legt organisaties maatregelen op om de gegevens van natuurlijke personen te beschermen en de verwerking van deze persoonsgegevens te reguleren.
In het verleden stond het lokaal bestuur zelf in voor het informatieveiligheids- en gegevensbeschermingsbeleid van het bestuur.
Gezien de omvang van dit domein en nodige specifieke kennis wil het bestuur zich in de toekomst verder laten ondersteunen door een externe partner op dit gebied.
De kostendelende vereniging intergemeentelijk informatiebeheer (KDV IGIB), opgericht in de schoot van WVI, heeft tot doel voor haar leden een gezamenlijke dienstverlening uit te bouwen, specifiek gericht op het ondersteunen van de leden bij de uitoefening van hun taken op het vlak van informatiebeheer.
De WVI zet hiertoe het nodige gekwalificeerde personeel in.
Zodoende moet tussen de gemeente Oostrozebeke en de WVI een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden.
KDV-IGIB heeft o.a. een intergemeentelijke DPO in dienst.
De intergemeentelijke DPO wordt nominatief aangesteld als de functionaris gegevensbescherming in de lokale besturen die een beroep op hem doen.
Hij of zij neemt alle wettelijke taken van de functionaris gegevensbescherming op zich binnen het lokaal bestuur waar hij aangesteld is.
Er is momenteel ruimte in het takenpakket van deze intergemeentelijke DPO om één lokaal bestuur er bij te nemen met een inzet van 4 u. per week.
De aanwezigheid van een externe DPO in het bestuur aan 4 u. per week zal een duurzame werking mogelijk maken op het vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming door een medewerker die het lokaal bestuur kent, dankzij de fysieke en frequente systematische aanwezigheid.
De kostprijs wordt jaarlijks binnen de stuurgroep van KDV-IGIB vastgelegd.
Deze bestaat hoofdzakelijk uit de salariskost van de intergemeentelijke DPO, die verdeeld wordt over de leden die er beroep op doen.
De stuurgroep van de KDV-IGIB is samengesteld uit 1 vertegenwoordiger van elk deelnemend lokaal bestuur, i.c. het diensthoofd afdeling interne werking van het departement ondersteunende diensten, of bij diens afwezigheid door het diensthoofd van de afdeling personeel van het departement ondersteunende diensten of door de algemeen directeur.
De kostprijs voor 4 u. per week wordt momenteel geraamd op € 11.000,00 per jaar.
Rechtsgeldig elektronisch ondertekend document op de bladzijde 1 van 3 (verifieerbaar via code.esignflow.be met code 2907-5359-8942-7256).
Om als gemeente Oostrozebeke toe te kunnen treden tot de KDV-IGIB is de goedkeuring nodig van de raad voor maatschappelijk welzijn en van de gemeenteraad zodat de intergemeentelijke DPO voor beide entiteiten kan werken.
De opdracht kan in toepassing van artikel 30 'in-house-toezicht' van de wet op overheidsopdrachten van 17 juni 2016, gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.worden toevertrouwd aan WVI zonder toepassing van de aanbestedingsregels in de relatie tussen WVI en het lokaal bestuur:
"Het lokaal bestuur heeft, samen met de andere leden van WVI, via de algemene vergadering een gezamenlijk toezicht op WVI zoals op haar eigen diensten gezien het bestuur, volgens de statuten van WVI en Decreet lokaal bestuur, in staat is een gezamenlijke (lees: samen met de andere besturen–vennoten) beslissende invloed uit te oefenen op de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van WVI er is geen privé-kapitaal in WVI aanwezig.
WVI verricht uitsluitend activiteiten ten behoeve van de aangesloten en vertegenwoordigde besturen
WVI is decretaal verplicht is de belangen van haar leden te behartigen."
De gemeentelijke DPO heeft aangaande dit agendapunt een gunstig advies verleend (ADV/2024/053).
Toelichting door de heer Van D'huynslager, schepen.
De nodige kredieten zullen ingeschreven worden in de eerstkomende aanpassing van het meerjarenplan 2020 -2027, nummer 10 van het jaar 2024.
De uitgave zal voorzien worden in de aanpassing meerjarenplan 2020-2027, op het exploitatiekrediet van het jaar 2025: IP-geen, actie 2212, budgetrekening 0119-02/6131002 bij de gemeente.
niet van toepassing
niet van toepassing
Artikel 1
De raad keurt de stopzetting van de huidige "KDV IG informatiebeheer" van WVI goed.
Artikel 2
De raad keurt de intergemeentelijke samenwerking met WVI in een "kostendelende vereniging KDV IG informatiebeheer" goed in hiernavolgende samenwerkingsovereenkomst en de 4 annexen (1. ledenlijst, 2. identiteitsgegeven gemeenschappelijk personeel en hun werkregime, 3. activiteiten van de KDV, 4. addendum 5 aan de samenwerkingsovereenkomst "kostendelende vereniging informatiebeheer"):
1 Zelfstandige groepering van personen zonder rechtspersoonlijkheid
2 Leden van de KDV IGIB-WVI
3 Omschrijving van de activiteiten van de leden
4 Omschrijving van de activiteiten van de KDV IGIB-WVI
5 Omschrijving van de werking van de KDV IGIB-WVI
5.1 Algemeen
5.2 Concreet
6 Vergoeding voor de diensten verstrekt door de KDV IGIB-WVI aan de leden
6.1 Algemeen
6.2 Gezamenlijke uitgaven
De gezamenlijke uitgaven van de diensten geleverd aan de leden omvatten:
Onder directe salariskosten wordt begrepen:
Onder indirecte salariskosten worden verstaan:
6.3 Uitzonderlijke kosten
Uitzonderlijke kosten voor de gemeenschappelijke dienstverlening van de KDV zijn specifieke kosten voor activiteiten/projecten die worden ontwikkeld in het kader van de opdracht bv. kosten voor een website, reiskosten voor een buitenlandse reis, cateringkosten voor vergaderingen, organisatiekosten symposia en kosten die niet gedekt zijn door kosten zoals bepaald onder 6.2.
De uitzonderlijke kosten worden volgens dezelfde verdeelsleutel verdeeld, tenzij dit in de stuurgroep anders wordt overeengekomen, met dien verstande dat dergelijke afwijking ook steeds volgens het principe van kostenverdeling gebeurt, waarbij het aandeel van elke partner wordt gesteund op objectieve, representatieve maatstaven.
6.4 Huisvesting en praktische ondersteuning
De standplaatsen van het gemeenschappelijk personeel worden weergegeven in Annex 2.
Het gemeenschappelijk personeel zal echter vaak werkzaam zijn bij de leden zelf.
7 Vooropgestelde dienstverlening
8 Verdeling van de gezamenlijke uitgaven onder de leden
8.1 Verdeelsleutel
8.2 Beheer en rapportering
WVI zal instaan voor:
De leden zullen instaan voor:
8.3 Betalingsmodaliteiten
De werking van de KDV IGIB-WVI wordt opgevolgd door één of meerdere stuurgroepen.
Indien wenselijk kan er immers per soort van gezamenlijke dienstverlening een stuurgroep worden opgericht.
Indien hiervoor wordt geopteerd gelden onderstaande bepalingen per stuurgroep met dien verstande dat enkel de leden, die beroep doen op een specifieke soort van dienstverlening deel kunnen uitmaken van die specifieke stuurgroep.
9.1 Samenstelling stuurgroep
De stuurgroep bestaat uit een afgevaardigde van elk lid, aangeduid door het vast bureau.
De leden van de stuurgroep kunnen een plaatsvervanger aanduiden.
9.2 Bevoegdheden stuurgroep
9.3 Werking stuurgroep
9.3.1 Organisatie
9.3.2 Beslissingen
10 Duurtijd van de overeenkomst
11 Uittreding vanwege 1 of meerdere leden
Na de vaste duurtijd van 2 jaar kunnen de leden uittreden uit de zelfstandige groepering onder volgende modaliteiten:
12 Toetreding van nieuwe leden
13 Stopzettingsprocedure
Na de vaste duurtijd van 4 jaar kan de procedure tot stopzetting van de samenwerking worden ingezet onder volgende voorwaarden en met inachtneming van volgende modaliteiten:
14 Toepassingsmodaliteiten van de btw -vrijstelling van artikel 44, §2bis
De in artikel 6.2 genoemde gemeenschappelijke uitgaven zullen door de zelfstandige groepering aan haar leden worden doorgerekend (volgens de modaliteiten van deze overeenkomst) vrij van btw in de mate dat aan de voorwaarden van de btw-vrijstelling van artikel 44, §2bis Wbtw is voldaan.
De leden dragen individueel de eindverantwoordelijkheid voor hun eigen verklaringen vermeld in artikel 2.
Indien de verklaring van een lid onjuist is, dan is dat lid ten aanzien van de zelfstandige groepering gehouden tot het voldoen van de btw (verhoogd met eventuele nalatigheidsinteresten en boetes) die verschuldigd wordt ingevolge de niet-toepasbaarheid van de btw-vrijstelling.
De leden verklaren dat zij de dienstverlening van de KDV IGIB-WVI uitsluitend genieten voor de doeleinden van hun van btw vrijgestelde activiteiten (conform artikel 44 WBTW) of hun activiteiten waarvoor ze niet-belastingplichtig zijn. Indien deze verklaring onjuist blijkt te zijn, zal het betrokken lid aan de KDV de btw moeten voldoen over de integrale aangerekende vergoeding (verhoogd met eventuele nalatigheidsinteresten en boetes).
De leden die de dienstverlening van de KDV IGIB-WVI slechts gedeeltelijk aanwenden voor vrijgestelde handelingen of activiteiten waarvoor zij niet-belastingplichtig zijn, dienen hiervan melding te maken.
In voorkomend geval zal onderzocht worden in welke mate de door de KDV IGIB-WVI aangerekende kostenvergoeding overeenkomstig de dan geldende administratieve richtlijnen kan uitgesplitst worden in een deel dat van de btw-vrijstelling kan genieten en een niet-vrijgesteld deel.
15 Afspraken met betrekking tot wijzigende wetgeving
Bij wijziging van de regelgeving (op wetgevend vlak of in de administratieve richtlijnen) omtrent zelfstandige groeperingen, op basis waarvan deze samenwerkingsovereenkomst is opgemaakt, zal de huidige samenwerkingsovereenkomst, indien nodig, worden aangepast aan deze gewijzigde regelgeving.
Oostrozebeke, 5 september 2024,
Namens het OCMW Oostrozebeke,
De heer Carl Vereecke Mevrouw Anne-Sophie Verschoore,
Algemeen directeur Voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 3
De gemeenteraad keurt de toetreding van het OCMW Oostrozebeke tot de vernieuwde "kostendelende vereniging KDV IGIB-WVI" goed.
Artikel 4
De goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst "kostendelende vereniging KDV IGIB-WVI" wordt na goedkeuring en ondertekening door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur toegestuurd aan het secretariaat van de WVI.
De e-mail van raadslid Marleen Lefebre van 4 september 2024 namens de fractie INSPRAAK.nu.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 16 juni 2023 tot wijziging van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wat betreft de beëindiging van de hoedanigheid van het statutaire personeelslid.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 maart 2019 betreffende huishoudelijk reglement van de OCMW-raad, het laatst gewijzigd bij besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 januari 2022, inzonderheid artikel 12.
De vraag van mevrouw Braeckevelt en de heer Castelein, raadsleden.
Het antwoord van Carine Geldhof, schepen.
niet van toepassing
niet van toepassing
niet van toepassing
Er wordt geen besluit genomen.
De voorzitter sluit de zitting op 05/09/2024 om 20:10.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Carl Vereecke
algemeen directeur
Anne-Sophie Verschoore
schepen-voorzitter