Aanpassing van het gemeentelijk politiereglement voor het laten vastleggen van het gebruik van de Ginstezaal en de gebruiksvoorwaarden hiertoe.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 25 februari 2022 tot wijziging van het decreet van 2 maart 1999 houdende het beleid en het beheer van de zeehavens, het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het decreet van 3 mei 2019 houdende de havenkapiteindienst.
Besluit van de gemeenteraad van 2 november 2017 betreffende algemeen politiereglement: algemeen; lokaal en zonaal gedeelte: hervaststellen, het laatst gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 7 oktober 2021 betreffende aanvullende politieverordening inzake de vergunningsplicht voor clubhuizen van motorclubs.
Besluit van de gemeenteraad van 2 mei 2019 betreffende erkenningsbesluit gemeentelijke adviesraden: vaststellen, het laatst gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 31 maart 2022 betreffende opstart lokale economische raad.
Bij de overname van de Ginstezaal werden een aantal principes vastgelegd naar analogie met de andere culturele infrastructuur.
Deze principes werden tijdens een testperiode uitgeprobeerd en bijgestuurd waar nodig.
Door de coronacrisis was er weinig verhuur en duurde de testperiode langer dan voorzien.
De Ginstezaal werd nog niet toegevoegd aan het politiereglement, hoofdstuk 5: "Gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur".
Vanuit de gebruikers komen er geen vragen, die een bijsturing nodig maken.
In het kader van de BTW mag er nergens nog gesproken worden over het verhuren van één of meerdere zalen en mag het gebruik niet als een verhuring gekwalificeerd kunnen worden.
De gemeente stelt overigens haar zalen ter beschikking van de gebruiker(s).
De tekst werd aangepast zodat het woord "huur" of "verhuring" nergens meer voorkomt, en dit om elk misverstand uit te sluiten.
Volgens het artikel 2 van het erkenningsbesluit gemeentelijke adviesraden moet het gemeentebestuur de erkende adviesraden betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk beleid.
Er werd gunstig advies verleend door de gemeentelijke culturele raad op op 10 mei 2022.
Toelichting door de heer Van D'huynslager, schepen.
De ontvangst is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025, op het exploitatiekrediet, actie 314, 0705-00/7050300.
niet van toepassing
De heer Castelein, raadslid.
Enig artikel
In het algemeen politiereglement wordt hoofdstuk 5 "Gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur" met ingang van 8 juli 2022 vervangen door volgend hoofdstuk:
Afdeling 5.1. Algemene bepalingen
Art. 534.
Iedere aanvraag om in de culturele infrastructuur een bepaald lokaal te gebruiken, wordt via een formulier of online ingediend op de afdeling vrije tijd – gemeenschapscentrum.
De benaming “culturele infrastructuur” omvat gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”, gemeenschapszaal “Tjuf” en de “Ginstezaal”.
Het formulier is te verkrijgen op de afdeling vrije tijd – gemeenschapscentrum of op de gemeentelijke website.
De aanvraag moet gebeuren:
De aanvrager legt zijn/haar identiteitskaart voor op eenvoudige vraag. De aanvragen worden volgens datum en uur van ontvangst toegekend.
Art. 535
De aanvrager krijgt hetzij door afgifte van een ontvangstbewijs van betaling hetzij door afgifte van een goedkeuring van de toelating tot gebruik.
Art. 536.
De gebruiker is ertoe gehouden:
de geldende regelgeving betreffende het verbod op het roken in openbare plaatsen te respecteren.
Art. 537.
Specifiek voor het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” zorgt de gebruiker ervoor dat:
Specifiek voor de gemeenschapszaal “Tjuf” zorgt de gebruiker ervoor dat:
Specifiek voor de “Ginstezaal” zorgt de gebruiker ervoor dat:
Art. 538.
Voor de betaling gelden hiernavolgende bepalingen:
Art. 539.
De afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum wordt tijdig in kennis gesteld van het niet-gebruik van een lokaal zijnde zeven dagen voor de ingebruikname van het lokaal.
De annuleringskosten bedragen:
met een minimumbedrag vastgesteld in het gecoördineerd retributiereglement. Wanneer de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum niet in kennis wordt gesteld van het niet-gebruik van een lokaal is het bedrag toch verschuldigd.
Art. 540.
Er zijn geen annuleringskosten verschuldigd wanneer het niet in gebruik nemen van de lokalen het gevolg is van overmacht, dit zijn onvoorziene omstandigheden onafhankelijk van de wil van de huurder. Elk geval van overmacht wordt behandeld door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 541.
Voor de annulering van repetities, vergaderingen of trainingen die periodiek (zoals wekelijks/maandelijks/om de veertien dagen) georganiseerd worden op eenzelfde dag en uur in de periode van 1 januari tot en met 31 december geldt een afwijkende regeling. Aan deze annuleringen zijn geen kosten verbonden. Indien minstens 24 uur voor de repetitie of de vergadering gewaarschuwd wordt dat het lokaal niet in gebruik zal genomen worden, dan kan de repetitie of vergadering ingehaald worden tijdens hetzelfde jaar. Indien de gebruiker zelf een repetitie annuleert en ze wordt niet ingehaald in het lopende kalenderjaar gaat ze verloren. Indien niet of laattijdig gewaarschuwd wordt dat de lokalen niet in gebruik zullen genomen worden, kan de repetitie of de vergadering niet ingehaald worden. Het bedrag van het lokaal is in dit geval verschuldigd.
Art. 542.
Indien de lokalen, in geval van overmacht, niet beschikbaar zijn tijdens de gebruiksperiode, krijgt de gebruiker het reeds betaalde bedrag terug. De gebruiker heeft geen recht op schadevergoeding.
Art. 543.
De afdeling vrije tijd – gemeenschapscentrum is bevoegd om een repetitielokaal onbeschikbaar te verklaren of te verplaatsen naar een ander lokaal, ingeval dit lokaal nodig is om een andere activiteit te laten doorgaan, met uitzondering van een repetitielokaal voor een algemene repetitie. Per activiteit is er slechts één algemene repetitie toegestaan. Ten laatste veertien dagen voor de repetitie die niet kan doorgaan, wordt de gebruiker in kennis gesteld van de onbeschikbaarheid van het repetitielokaal. Indien een vervanglokaal voorgesteld wordt door de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum heeft de gebruiker tien dagen tijd om te verwittigen of ze al dan niet gebruik zullen maken van het lokaal. Indien de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum een repetitie annuleert kan die ingehaald worden in de loop van het jaar. Kunnen deze repetities niet ingehaald worden, dan worden ze in mindering gebracht op de schuldvordering van het gebruik voor het volgende jaar.
Art. 544.
Elke publiciteit vermeldt duidelijk naam van de inrichter of inrichtende vereniging, gebruikt lokaal en het juiste aanvangsuur evenals volgende aanduiding, zoals ze hier geschreven is: gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”, gemeenschapszaal “Tjuf” of “Ginstezaal”.
In de culturele infrastructuur kan enkel publiciteit gevoerd worden mits toestemming van de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum.
Affiches of andere mededelingen bestemd om aan het affichebord in de inkom van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” uit te hangen worden op de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum afgegeven. Affiches of andere mededelingen, zelf aangebracht door verenigingen of particulieren, worden onmiddellijk verwijderd. In gemeenschapszaal “Tjuf” en “Ginstezaal” worden geen affiches uitgehangen.
Art. 545.
Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het gemeentebestuur.
Art. 546.
Een optie nemen is enkel mogelijk voor erkende verenigingen en wordt bevestigd door afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum. Indien er een andere aanvraag ingediend wordt, krijgt de aanvrager de kans de optie om te zetten in een reservering binnen de vijf kalenderdagen. Indien de aanvrager geen gebruik maakt van de omzetting vervalt de optie. De optie vervalt automatisch één maand na de aanvraag.
Art. 547.
Voor het gemeentebestuur, gemeentelijke adviesraden, OCMW en erkende verenigingen kan een voorlopige reservering opgemaakt worden voor jaarlijks, op een vast tijdstip, terugkerende activiteiten. Zes maanden voor de eigenlijke activiteit wordt de voorlopige reservering omgezet in een optie (deze omzetting gebeurt niet automatisch). Alle bepalingen betreffende de optie worden dan van toepassing.
Art. 548.
Het is niet toegestaan ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen of te beschrijven.
Art. 549.
Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt tijdens de periode van gebruik, tenzij andersluidende afspraak en mits toestemming van de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum. Het inrichten van het lokaal op de dagen die aan de activiteit voorafgaan, kan tenzij andersluidende afspraak en mits toestemming van de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum. Het klaarzetten van de lokalen is gratis, tenzij een reservatie van een andere gebruiker moet wijken buiten het gemeenschapscentrum d.w.z. als er geen andere zaal kan aangeboden worden in de culturele infrastructuur. In dit laatste geval moet voor die dagperiode betaald worden. Het tarief niet-commercieel zonder publiek wordt aangerekend. Het ontruimen van de lokalen gebeurt in principe onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit, tenzij andersluidende afspraak en mits toestemming van de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum.
Art. 550.
De gebruiker duidt één of meerdere personen aan die gedurende het gebruik steeds aanwezig zijn in de culturele infrastructuur. De gebruiker geeft aan de aangestelde van het gemeentebestuur de namen door van deze personen.
Art. 554.
Gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”:
De gereserveerde zalen worden geopend en gesloten door de aangestelde van het gemeentebestuur. Indien het vermoedelijke einduur van de activiteit na 22.45 u. is, zal de aangestelde van het gemeentebestuur de nodige sleutels ter beschikking stellen van de gebruiker. De gebruiker legt deze sleutels, samen met het blad van drankverbruik, na het beëindigen van de activiteit in de brievenbus van het gemeenschapscentrum "O.C. Mandelroos”.
Gemeenschapszaal “Tjuf”:
De gebruiker haalt op een vooraf afgesproken tijdstip de sleutels die hem toegang verlenen tot de gereserveerde zalen in gemeenschapszaal “Tjuf” af in het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”. Na het beëindigen van de activiteit legt de gebruiker deze sleutels, samen met het blad van drankverbruik in de brievenbus van het gemeenschapscentrum "O.C. Mandelroos”.
“Ginstezaal”:
De gebruiker haalt op een vooraf afgesproken tijdstip de sleutels die hem toegang verlenen tot de “Ginstezaal” af in het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”. Na het beëindigen van de activiteit legt de gebruiker deze sleutels samen met het blad van drankverbruik in de brievenbus van het gemeenschapscentrum "O.C. Mandelroos”.
Art. 555.
Voor de betaling van de drankfactuur gelden hiernavolgende bepalingen:
Art. 556.
Annulatiekosten worden aangerekend vanaf de zevende dag na ontvangst van de reservatie, ook al is er nog geen goedkeuring opgemaakt.
Art. 557.
Reservaties voor feesten in kleinere zalen worden niet goedgekeurd als er al een reservatie is voor een grotere activiteit als bijvoorbeeld Eenaemezaal en centrale ontmoetingsruimte al in gebruik zijn genomen voor muziekconcert, optreden, megaorganisatie, enzovoort.
Art. 558.
De keuken mag enkel door één gebruiker in gebruik genomen worden. De keuken moet wel toegankelijk blijven voor afwas, maken van koffie en opwarmen van drank door andere gebruikers.
Art. 559.
Bij het gebruik van de Ernest Brengierzaal krijgt een gemeentelijke organisatie in de mate van het mogelijke voorrang op andere organisaties d.w.z. afhankelijk van wat er eventueel al gereserveerd staat. Een vereniging die gratis gebruik maakt van de culturele infrastructuur kan een ander lokaal toegewezen worden. Een gebruiker die vast gereserveerd en betaald heeft, kan men niet meer verplaatsen tenzij er hierover onderling overeengekomen wordt.
Art. 560.
Een aanvraag van een erkende vereniging, zowel een repetitie als een activiteit, heeft prioriteit.
Art. 561.
Op de eerste verdieping van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” is het verboden om activiteiten te laten doorgaan die de capaciteit van deze zalen overschrijdt evenals feesten en recepties.
Art. 562.
Het plaatsen van een mobiele frituur of iets gelijkaardigs achteraan het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”, achteraan gemeenschapszaal “Tjuf” of op de parking van de “Ginstezaal” is toegestaan. De plaatsing ervan mag eventuele andere gebruikers van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” en sportcentrum “De Mandelmeersen” of de gemeenschapszaal “Tjuf” en “’t ateljee” of de speelweide bij de “Ginstezaal” niet hinderen.
Deze mobiele frituren of iets gelijkaardigs moeten op vier meter van een blinde muur of op zes meter van een muur met ramen en deuren geplaatst worden of op voldoende wijze zijn afgeschermd.
Art. 563.
De eigendommen van de huurder zijn niet verzekerd. De huurder wordt aangeraden zelf een brandpolis af te sluiten met afstand van verhaal ten opzichte van de gemeente, de huurder kiest zelf de verzekeringsmaatschappij.
Afdeling 5.2. Bijzondere bepalingen
Onderafdeling 5.2.1. Voorstellingen en uitvoeringen
Art. 564.
De gebruiker mag tijdens een activiteit niet meer personen toelaten dan het aantal beschikbare plaatsen. Het aantal beschikbare plaatsen is verschillend naargelang de deelnemers aan de activiteit zitten of staan:
Wanneer de aangestelde van het gemeentebestuur vaststelt dat er zich meer mensen bevinden dan toegelaten volgens dit artikel, moet de aangestelde van het gemeentebestuur de activiteit opschorten.
Art. 565.
De gebruiker moet zelf voor het onthaal, de verkoop van kaarten en de controle bij de ingangen instaan.
Art. 566.
Het gebruik van de geluid- en lichtinstallatie gebeurt steeds op aanwijzingen van het bevoegde personeel. Indien de gebruiker permanent over gemeentepersoneel wenst te beschikken voor het bedienen van de geluid- en de lichtinstallatie wordt dat schriftelijk aangevraagd aan het college van burgemeester en schepenen minstens één maand op voorhand. Het tarief wordt toegepast per uur en per personeelslid vastgesteld in het gecoördineerd retributiereglement.
Art. 567.
Een repetitie mag niet bijgewoond worden door publiek, zo niet geldt de huurprijs.
Art. 568.
Per voorstelling of uitvoering van een creatie van een erkende vereniging kan eenmaal een lokaal gereserveerd worden voor een algemene repetitie. De algemene repetitie wordt tijdig aangevraagd. Artikel 559 is voor dit repetitielokaal niet van toepassing.
Art. 569.
In de Eenaemezaal en de “Ginstezaal” wordt voor erkende verenigingen de podiumruimte achter het gordijn voorbehouden voor decorbouw maximum twee weken voor de eerste voorstelling. De voorbehouden periode vangt aan op een dinsdag. Het voorpodium, dit is de ruimte voor het gordijn, blijft ter beschikking van de gebruiker van de Eenaemezaal en/of de Ginstezaal.
Onderafdeling 5.2.2. Tentoonstellingen
Art. 570.
De organisator staat in voor:
Art. 571.
Commerciële tentoonstellingen en vakbeurzen kunnen plaatsvinden in de culturele infrastructuur mits naleving van de reglementaire bepalingen zoals de wet op de handelspraktijken.
Onderafdeling 5.2.3. Leskeuken
Art. 572.
In aanvulling met artikel 553 is elke gebruiker ertoe gehouden:
Art. 573.
In aanvulling met artikel 535 is elke gebruiker ertoe verplicht de keuken te reserveren voor activiteiten andere dan afwassen, koffiezetten en opwarmen drank.Art. 574.
Indien andere gebruikers de keuken gebruiken voor afwas, koffie maken en opwarmen drank, is de persoon, die de keuken heeft gereserveerd, verantwoordelijk, gedurende zijn of haar gebruik, voor het naleven van de bepaling betreffende het gebruik van de keuken door de andere gebruikers.
Art. 575.
Het materiaal aanwezig in de keuken van gemeenschapszaal “Tjuf” en Ginstezaal is inbegrepen bij het gebruik van de zaal.
Onderafdeling 5.2.4. Cafetaria
Art. 576.
In aanvulling met artikel 553 is elke gebruiker ertoe gehouden:
Onderafdeling 5.2.5. Fuiven
Art. 577.
Erkende verenigingen kunnen fuiven organiseren zonder behandeling van de aanvraag in het college van burgemeester en schepenen. In de gemeentelijke culturele infrastructuur kunnen noch fuiven door niet-erkende verenigingen, noch klasfuiven of privéfuiven georganiseerd worden.
Art. 578.
Een fuif kan enkel georganiseerd worden in de Eenaemezaal van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”. In gemeenschapszaal “Tjuf” en de “Ginstezaal” zijn geen fuiven toegelaten (behalve deze waarvoor het gemeentebestuur expliciet toestemming geeft).
Art. 579.
Maandelijks kunnen er maximaal twee fuiven georganiseerd worden in de Eenaemezaal. Per kalenderjaar kan een erkende vereniging maximaal drie fuiven organiseren.
Afdeling 5.3. Waarborg
Art. 580.
De waarborgsom wordt betaald door storting op de gemeenterekening veertien dagen voor de ingebruikname. Veertien dagen voor de activiteit wordt een stortingsbewijs van de verzekering binnengebracht in het secretariaat van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”.
De waarborgsom bedraagt voor fuiven voor erkende verenigingen die een toelage van de gemeente Oostrozebeke ontvangen:
Art. 581.
Bij niet-betaling van de waarborgsom tegen de vervaldatum wordt het aangevraagde gebruik niet toegestaan.
Alle onkosten in verband met de al gevoerde publiciteit, verkoop van toegangskaarten en dergelijke blijven ten laste van de gebruiker.
Art. 582.
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de vrijstelling van de waarborgsom. Buitengewone schoonmaak, herstellingen, beschadigingen, verdwenen materiaal, niet betaalde drankfacturen worden afgehouden van de waarborgsom. Inbreuken op hoofdstuk 5 van het lokaal gedeelte van het algemeen politiereglement en/of de bepalingen van de goedkeuring kunnen leiden tot inhouding van een gedeelte of de volledige waarborgsom.
Afdeling 5.4. Dranken
Art. 583.
De gebruikers die sterke dranken verkopen, stellen zich in orde met alle reglementaire bepalingen.
Art. 584.
Alle bieren en frisdranken moeten van het gemeentebestuur afgenomen worden. Koffie, melk, suiker en koeken mogen door de gebruiker zelf meegebracht worden indien ze dit wensen. In het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” heeft men de mogelijkheid om eveneens koffie en koffiefilters af te nemen van het gemeentebestuur.
Art. 585.
De dranken zijn gestapeld in de bierbergingen. De gebruiker staat zelf in voor:
Art. 586.
Het drankverbruik wordt vastgesteld door de afdeling vrije tijd - gemeenschapscentrum. De schuldvordering van drankverbruik moet dertig dagen, te rekenen vanaf de verzendingsdatum, betaald worden (zie hoofdstuk 12 van het lokaal gedeelte van het algemeen politiereglement).
Art. 587.
De gebruiker brengt, ten laatste veertien dagen voor een activiteit waarbij de cafetaria of de mobiele bar worden gebruikt, de volledig ingevulde bestelbon binnen in het secretariaat van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”. Bij niet naleving van de termijn kan de levering van de gevraagde materialen niet verzekerd worden.
Art. 588.
Als een vereniging buiten (op de speelweide, het Gemeenteplein) repeteert, mag er drank genuttigd worden van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”. Als een vereniging repeteert op verplaatsing (vb. Groene Long) wordt geen drank afgenomen van het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos”.
Afdeling 5.5. Openingstijden gemeentelijke culturele infrastructuur
Art. 589.
De aangestelde van het gemeentebestuur is aanwezig in het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” elke werkdag van 14.30 u. tot 20.30 u., op zaterdag en zondag van 9 u. tot 12 u. en van 14.30 u. tot 20.30 u.
Dit betekent dat het loket gesloten is buiten deze uren.
De culturele infrastructuur is open elke werkdag van 13.30 u. tot 22.45 u., op zaterdag van 8.30 u. tot 22.45 u., op zondag en wettelijke feestdagen van 8.30 u. tot 21 u. Gebruik van de infrastructuur buiten deze uren is mogelijks mits voorafgaande goedkeuring.
Het gemeenschapscentrum “O.C. Mandelroos” en de gemeenschapszaal “Tjuf” zijn gesloten:
Dit betekent dat er tijdens deze periodes geen reservaties mogelijk zijn en dat de gebouwen afgesloten zijn.
Art. 590.
Voor een erkende vereniging wordt een uitzondering gemaakt voor de periode van 26 december tot en met 30 december onder volgende voorwaarden:
Art. 591.
Voor aanvragen op weekdagen overdag in de week van 21 juli tot en met de week van 15 augustus kan de afdeling vrije tijd – gemeenschapscentrum een uitzondering maken.