Notulen  raad voor maatschappelijk welzijn

besluit

De raad neemt kennis van:

verslag van 30 maart 2023 van het dagelijks bestuur Woondienst Regio Izegem

agenda van 20 april 2023 van het dagelijks bestuur Woondienst Regio Izegem

agenda van 26 april 2023 van het dagelijks bestuur Woondienst Regio Izegem

besluit

DEONTOLOGISCHE CODE

Artikel 1

De deontologische code van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt vastgesteld als volgt:

1. LOYALITEIT

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn loyaal aan het OCMW.

Naar concrete werking omhelst dit volgend aspect:

• rechtmatig en correct genomen beslissingen van de ambtenaren, worden door de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn verdedigd ten opzichte van derden.

2. OBJECTIVITEIT

Het is onontbeerlijk dat de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn neutraal, objectief en dus onpartijdig te werk gaan. Zo alleen kan het onderlinge vertrouwen met de ambtenaren verder groeien en wordt de meest solide basis voor een open en eerlijke communicatie gelegd.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten:

• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn moeten aan de ambtenaren de ruimte geven hun opdrachten waar te maken. Hierbij moeten ze oog hebben voor de technische en inhoudelijke kennis van de ambtenaren en voor hun ervaring door het dagelijkse contact met het werkveld.
• uit directe contacten met de burger kunnen vragen om informatie of dienstverlening voortvloeien, doch deze mogen niet leiden tot voorkeursbehandeling of onrechtmatige beslissingen. Het bespoedigen van het ene dossier houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van een ander dossier in.
• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn brengen de burger op de hoogte van de werking van het afgesproken klachtenbehandelingssysteem en geven de klacht door aan de bevoegde ambtenaar voor registratie en opvolging.

3. SPREEKRECHT EN SPREEKPLICHT

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn brengen respect op voor de standpunten van de ambtenaren en respecteren elkaars spreekrecht en spreekplicht. Feitelijke informatie moet daarbij steeds correct, volledig en objectief worden gepresenteerd.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten:

• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen informatie van burgers ontvangen en dit aan het OCMW-bestuur doorgeven, of openbare informatie van en over het OCMW aan burgers verstrekken.
• als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn gaat men zorgvuldig en correct om met informatie waarover men beschikt vanuit het mandaat. Men verstrekt geen geheime of vertrouwelijke informatie aan externen.

4. PROFESSIONALISME

Van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt professionalisme verwacht.

Naar concrete werking omhelst dit volgend aspect:

• van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt verwacht dat zij voldoende langetermijndenken aan de dag zullen leggen en zich boven de kleine dagdagelijkse praktijk kunnen stellen om de noodzakelijke strategische visievorming tot stand te kunnen brengen.

5. KLANTGERICHTHEID

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn laten in hun handelen steeds het algemeen belang boven het particulier belang primeren. Het is immers het doel om een kwaliteitsvolle en burgergerichte organisatie na te streven, wars van individueel favoritisme.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten:

• bij hun optreden in en buiten het OCMW-bestuur en in hun contacten met individuen, groepen en instellingen geven de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn voorrang aan het algemeen belang boven het individueel belang en vermijden ze elke vorm van belangenvermenging.
• men verwijst burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde diensten.
• men mengt zich in principe niet in individuele dossiers.
• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie: zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te krijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verder uitleg en verantwoording te vragen en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

6. WETTELIJKHEID/CORRECTHEID

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn respecteren en leven de wettelijke, reglementaire regels en afspraken na.

Naar concrete werking omhelst dit volgende aspecten:

• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn dienen altijd te handelen in overeenstemming met de wetten, decreten, reglementen, richtlijnen en verordeningen die van toepassing zijn.
• de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn engageren zich ertoe om geen vragen tot dienstverlening aan ambtenaren te richten waarvan ze weten dat deze ingaan tegen de vastgestelde wetten, decreten, reglementen, richtlijnen en verordeningen.

NALEVING EN HANDHAVING VAN DE DEONTOLOGISCHE CODE

Artikel 2

1. OPRICHTING EN SAMENSTELLING VAN DE DEONTOLOGISCHE COMMISSIE

De raad voor maatschappelijk welzijn richt een deontologische commissie op.

Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad, aangevuld met de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn die toegevoegd wordt als voorzitter van de deontologische commissie. Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.

Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht per e-mail gericht aan het secretariaat. Bij deze voordracht wordt ook één plaatsvervanger aangeduid die het commissielid vervangt bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden. Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of de plaatsvervanger te vervangen.
Gaat het om een mogelijke schending van de deontologische code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform artikel 7, § 5, derde lid van het decreet over het lokaal bestuur.
Gaat het om een mogelijke schending van de deontologische code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door de plaatsvervanger.

2. WERKING VAN DE DEONTOLOGISCHE COMMISSIE

De voorzitter van de deontologische commissie is verantwoordelijk voor de oproeping en stelt de agenda op.

De commissie wordt bijeengeroepen wanneer dat nodig is. De voorzitter is daarenboven gehouden de commissie bijeen te roepen op aanvraag van minstens een derde van haar leden.

De oproepingen vermelden in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en worden tenminste 8 dagen voor de vergadering aan de leden bezorgd. In geval van hoogdringendheid, te beoordelen door de voorzitter, wordt de bijeenroeping tenminste 3 dagen voor de vergadering bezorgd. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de leden van de commissie vanaf de verzending van de agenda.
De bezorging van de oproeping, de agenda en het dossier gebeurt op dezelfde wijze als dat gebeurt in de raad, met als verschil dat enkel de leden van de deontologische commissie deze oproep, agenda en dossiers ontvangen.
De vergaderingen van de deontologische commissie zijn niet openbaar.
De leden van de commissie werken volgens volgende principes:

• de handhaving is onpartijdig;
• men is terughoudend met publiciteit;
• men gaat zorgvuldig om met de vermeende schender.

3. BEVOEGDHEDEN VAN DE DEONTOLOGISCHE COMMISSIE

De commissie is bevoegd voor:

• het formuleren van een gemotiveerd advies aan de raad over het vermoeden van een schending van de toepasselijke deontologische code, door de raadsleden, de leden van het vast bureau en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst;
• op vraag van het bestuursorgaan, het geven van adviezen en aanbevelingen over de inhoud van de deontologische codes met het oog op het bijsturen ervan.

De raad voor maatschappelijk welzijn ziet erop toe dat de fracties en de individuele lokale mandatarissen volgens de toepasselijke deontologische code handelen.

4. PROCEDURE

Er zijn verschillende fasen te onderscheiden die spelen bij het toezien op de naleving van de deontologische code, namelijk:

• het voorkomen van mogelijke schendingen;
• het signaleren van vermoedens van schendingen van de deontologische codes;
• het eventueel onderzoeken van vermoedens van schendingen van de deontologische codes;
• het eventueel zich uitspreken over schendingen van de deontologische codes.

Het voorkomen van mogelijke schendingen

Wanneer een lokale mandataris twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de deontologische code zou kunnen zijn, wint het lid hierover advies in bij de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.

Wanneer een lokale mandataris twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris, dan waarschuwt hij/zij die persoon. De lokale mandataris verwoordt de twijfels en verwijst de betrokkene zo nodig door naar de algemeen directeur of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.

Het signaleren van vermoedens van schendingen

Wanneer een lokale mandataris vermoedt dat een regel van de deontologische code is overtreden door een andere lokale mandataris, dan kan hij/zij dit aankaarten bij de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen).

Al dan niet na het gesprek met de algemeen directeur (of het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen), wanneer het vermoeden van een schending blijft bestaan, meldt de lokale mandataris dit aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en aan de algemeen directeur die samen een vooronderzoek doen onder mandaat van de deontologische commissie. De algemeen directeur kan een personeelslid aanwijzen om dat in zijn/haar plaats te doen.

Het onderzoeken van vermoedens van schendingen

Wanneer de raadsvoorzitter en de algemeen directeur (of het daartoe aangewezen personeelslid) besluiten dat de melding onontvankelijk is dan betekent dit meteen het einde van de procedure die gestart werd naar aanleiding van dit vermoeden. De commissieleden worden hierover wel geïnformeerd.
Is de melding ontvankelijk dan onderzoekt de commissie de melding. De voorzitter van de deontologische commissie roept de commissie bijeen binnen de dertig dagen na de melding. De periode van dertig dagen wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

De commissie onderzoekt de melding en geeft zowel de melder als de vermeende schender de kans zich te laten horen. Ook mogelijke getuigen kunnen gehoord worden. Niemand kan daartoe verplicht worden.
Na het horen van betrokkenen bespreekt de commissie het vermoeden van schending en wordt een gemotiveerd advies overgemaakt aan de raad voor maatschappelijk welzijn.

Het zich uitspreken over schendingen

Enkel de raad voor maatschappelijk welzijn kan zich uitspreken of een mandataris van het OCMW een schending heeft begaan. Dat kan op basis van het gemotiveerd advies van de deontologische commissie. Als de raad beslist om af te wijken van het advies dan moet de vermeende schender de kans krijgen om door de raad zelf gehoord te worden vooraleer de raad ten gronde besluit.

Wanneer de raad voor maatschappelijk welzijn vaststelt dat de toepasselijke deontologische code geschonden werd door een mandataris van het OCMW, dan kan de raad:

• zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van de mandataris;
• vragen dat de mandataris zich verontschuldigt;
• beslissen een melding te doen bij het parket of Audit Vlaanderen;
• bij een kennelijk wangedrag of grove nalatigheid van of door de voorzitter of een lid van het vast bureau, de voorzitter of een lid van het bijzonder comité of de raadsvoorzitter een dossier overmaken aan de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen.

5. EVALUEREN VAN DE DEONTOLOGISCHE CODE

Minimaal één keer per bestuursperiode evalueert de raad de deontologische code. De raad vraagt daarvoor eerst advies aan de deontologische commissie. Daarbij wordt o.a. bekeken of de code nog actueel is, nog goed werkt en of ze nageleefd wordt.

Artikel 3

Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 april 2019 betreffende deontologische code van de raad voor maatschappelijk welzijn: vaststellen, wordt opgeheven.

besluit

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat over tot geheime stemming.

18 stembrieven worden in de bus gevonden:

Mevrouwen Dejonckheere, Lefebre en Braeckevelt en de heer Seys bekomen elk 18 ja-stemmen.

Mevrouw Braeckevelt en mevrouw Dejonckheere hebben de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen bekomen als lid van de deontologische commissie en mevrouw Lefebre en de heer Seys hebben de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen bekomen als plaatsvervanger van de deontologische commissie.

Artikel 1

Mevrouw Annelies Braeckevelt wordt aangeduid als lid van de deontologische commissie van het OCMW voor de fractie INSPRAAK.nu.

Mevrouw Nadine Dejonckheere wordt aangeduid als lid van de deontologische commissie van het OCMW voor de fractie Oostrozebeke.nu.

Artikel 2

Mevrouw Marleen Lefebre wordt aangeduid als plaatsvervangend lid van de deontologische commissie van het OCMW voor de fractie INSPRAAK.nu.

De heer Cyriel Seys wordt aangeduid als plaatsvervangend lid van de deontologische commissie van het OCMW voor de fractie Oostrozebeke.nu.

besluit

Artikel 1

Er wordt een een addendum toegevoegd aan de samenwerkingsovereenkomst tussen OCMW Oostrozebeke en Emino vzw van 12 december 2019:

1.1 Aanleiding

In de oorspronkelijke overeenkomst van de samenwerkingsovereenkomst van 19 december 2019 is in artikel 6 een jaarlijkse indexering van de toelage van 3% voorzien.

Door diverse loonindexaties, die vooral in het afgelopen jaar ook hun invloed hadden op de lonen van de medewerkers van Emino vzw, is de vraag om de toelage voor 2023 eenmalig met 8% in plaats van met 3 % te laten stijgen, en dit tot een uurtarief van 62,63 euro per uur.

1.2 Gewijzigd artikel 6 ten gevolge van stijgende loonkosten door loonindexeringen

Het OCMW van Oostrozebeke verklaart in het kader van deze overeenkomst een toelage te verlenen voor de uitvoering van het jaaractieplan door Emino vzw.

Ingevolge de stijgende loonkosten door verschillende indexeringen wordt de toelage in 2023 eenmalig met 8% geïndexeerd in plaats van met 3%.

Deze bijkomende indexering gaat in vanaf 1 juni 2023.

Bijgevolg bedraagt het maximaal urencontingent van 2023 à rato 192 uur.

Deze toelage wordt in 2023 dan ook berekend op basis van een raming van 530 uur/jaar à rato van 59,65 euro/uur voor uren gepresteerd in kwartaal 1 en 2 en 62,63 euro/uur voor uren gepresteerd in kwartaal 3 en 4.

Vanaf 2024 is de prijs/uur terug onderworpen aan een jaarlijkse indexering van 3%, die steeds ingaat op 1 januari van het volgende jaar.

Per kwartaal kan na elke bespreking en rapportering de afgesproken saldering van deze jaarlijkse betoelaging uitgevoerd worden, na voorlegging van een trimestriële schuldvordering van Emino vzw.

Dit addendum aan de samenwerkingsovereenkomst wordt opgemaakt in tweevoud, één exemplaar voor elk van de partijen.

Oostrozebeke, (datum)

Voor het O.C.M.W van Oostrozebeke
Carl Vereecke                                                                                      Anne-Sophie Verschoore
Algemeen directeur                                                                              Voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn

Voor Emino vzw
Christel Witgeers
Algemeen directeur.

Artikel 2

Dit addendum gaat in op 1 juni 2023.

besluit

Er wordt geen besluit genomen.