Gepubliceerd op 10/09/2021

uittreksel GR 2021 09 02 Reglement Oostrobon hervaststellen

Besluit gemeenteraad

do 02/09/2021 - 20:30

Reglement Oostrobon hervaststellen

Aanwezig: Anne-Sophie Verschoore, raadslid-voorzitter
Luc Derudder, burgemeester
Carine Geldhof, Jonas Van D'huynslager, Olivier De Marez, schepenen
Jacques Goemaere, voorzitter BCSD
Marleen Lefebre, Stijn Manhaeghe, Annelies Braeckevelt, Koen Vandenbroucke, Koen Castelein, Greet Desmet, Marijke Verbeke, Davy Verhulst, Nadine Dejonckheere, Dirk De Keyzer, Flore Vanluchene, Wim Behaeghe, Cyriel Seys, raadsleden
Carl Vereecke, algemeen directeur

aanleiding

De overstap van het bedrijf, die de software voor de Oostrobon tot op heden beheerde, naar een meer digitale aanpak.

juridische overwegingen

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 17 juli 2020 tot wijziging van diverse decreten en besluiten van de codificatie van de decreten betreffende het Vlaamse woonbeleid.

Besluit van de gemeenteraad van 3 oktober 2013 betreffende reglement op de Oostrobon, zoals gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 6 mei 2021.

feiten, context, argumentatie

In 2013 is Oostrozebeke gestart met het uitreiken van Oostrobonnen.

Momenteel is het systeem zo dat de burger kan bestellen via een webformulier, de Oostrobon(nen) kan afhalen en betalen aan het loket (burgerzaken of ontmoetingscentrum "O.C. Mandelroos").

De burger gebruikt de bon bij een aangesloten lokale handelaar.

De lokale handelaar bezorgt de bonnen aan het gemeentebestuur.

Via een administratieve handeling wordt de handelaar uitbetaald.

De wijziging van het reglement is noodzakelijk en wenselijk naar aanleiding van een aantal mogelijke verbeteringen en een verdere automatisatie.

De vernieuwde Oostrobon beoogt een andere werkwijze, vooral dan met betrekking tot de financiële afhandeling.

Alle aankopen moeten finaal betaald worden op een derdenrekening van de softwareleverancier.

De procedure dient voortaan te verlopen als volgt:

De burger heeft twee mogelijkheden om een Oostrobon te bestellen, betalen en te bekomen:

ofwel bestellen, betalen en bekomen via een webshop met een bon in pdf in de mailbox, die (indien gewenst) thuis kan afgedrukt worden;
ofwel bestellen, betalen en afhalen aan het loket (bij burgerzaken) om

ofwel na betaling de bon in een papieren versie te bekomen;
ofwel om de bon toegestuurd te krijgen via burgerzaken in de mailbox;

De burger betaalt, bij een aankoop via de webshop de Oostrobon via storting op de derdenrekening van de softwareleverancier. Bij aankoop en betaling aan het loket (bij burgerzaken), worden de betaalde bedragen door de gemeente op geregelde tijdstippen doorgestort op de derdenrekening van de softwareleverancier;
De burger gebruikt de bon bij een aangesloten lokale handelaar;
De lokale handelaar scant de Oostrobon met een app op zijn/haar smartphone of een ander daartoe voorzien toestel. Hiermee kan de handelaar vaststellen of de bon nog geldig is en de bon afrekenen;
De lokale handelaar stuurt door het scannen met de app de ontvangen bon(nen) of het door de burger gedeeltelijk bestede bedrag van de bon(nen) door naar de softwareleverancier;
De softwareleverancier stort het bedrag/waarde van de ontvangen bon door aan de lokale handelaar (binnen de 7 dagen na registratie);
Het gemeentebestuur betaalt een maandelijkse vergoeding aan de softwareleverancier.

Impact voor de lokale handelaar:

Aan de kassa moet een toestel voorzien worden met de app (bv. smartphone) om de bon meteen te kunnen scannen of dagelijks na afsluiting alle ontvangen bonnen te kunnen doorscannen;
Het is niet langer mogelijk om bonnen bij het gemeentebestuur binnen te brengen.

Impact voor de burger:

Mogelijkheid om de bon in pdf-formaat te ontvangen in de mailbox en de verplaatsing naar het loket van de dienst burgerzaken in het gemeentehuis is niet meer noodzakelijk;
Mogelijkheid om de bon ofwel fysiek aan het front office in het gemeentehuis (bij burgerzaken) na betaling in een papieren versie te bekomen ofwel fysiek aan de front office in het gemeentehuis (bij burgerzaken) te betalen en toegestuurd te krijgen via burgerzaken in de mailbox;
Mogelijkheid om de bon digitaal te bestellen, betalen, bewaren en te gebruiken, bij zover dat de QR-code die op de smartphone staat ook gescand kan worden als bon .

Impact voor het bestuur:

Er is niet direct een daling in de uitgaven maar doordat de softwareleverancier een deel van het werk overneemt is er een efficiëntere administratieve verwerking en minder eigen personeelsinzet.
De overstap biedt een betere dienstverlening aan de burger.

Toelichting door de heer Van D'huynslager, schepen.

financiële impact

De uitgave is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025, op het exploitatiekrediet van het jaar 2021: (IP geen), actie 642, budgetrekening 0500-00/6000502/60.

amendement

niet van toepassing

tussenkomsten

De heer Castelein, Vandenbroucke en Verhulst en mevrouw Lefebre, raadsleden.

Publieke stemming

Aanwezig: Anne-Sophie Verschoore, Luc Derudder, Carine Geldhof, Jonas Van D'huynslager, Olivier De Marez, Jacques Goemaere, Marleen Lefebre, Stijn Manhaeghe, Annelies Braeckevelt, Koen Vandenbroucke, Koen Castelein, Greet Desmet, Marijke Verbeke, Davy Verhulst, Nadine Dejonckheere, Dirk De Keyzer, Flore Vanluchene, Wim Behaeghe, Cyriel Seys, Carl Vereecke

Voorstanders: Luc Derudder, Carine Geldhof, Jonas Van D'huynslager, Olivier De Marez, Jacques Goemaere, Anne-Sophie Verschoore, Marleen Lefebre, Stijn Manhaeghe, Annelies Braeckevelt, Koen Vandenbroucke, Greet Desmet, Marijke Verbeke, Davy Verhulst, Nadine Dejonckheere, Dirk De Keyzer, Flore Vanluchene, Wim Behaeghe, Cyriel Seys

Tegenstanders: Koen Castelein

Resultaat: Met 18 stemmen voor, 1 stem tegen

besluit

Het reglement voor de Oostrobon wordt als volgt hervastgesteld:

Artikel 1

De gemeente Oostrozebeke beslist tot het verkopen van een cadeaubon verder genaamd de Oostrobon.

Artikel 2

Het reglement wordt als volgt vastgesteld:

De Oostrobon heeft een waarde van 5,00 euro, 10,00 euro of 25,00 euro. Andere coupures kunnen bepaald worden door het schepencollege;
Elke Oostrobon krijgt een QR-code. Deze code laat de opvolging toe van het traject dat de Oostrobon aflegt en maakt een controle op de geldigheid mogelijk;
De burger heeft twee mogelijkheden om een Oostrobon te bestellen, betalen en te bekomen:
1. ofwel bestellen, betalen en bekomen via een webshop met een bon in pdf in de mailbox, die (indien gewenst) thuis kan afgedrukt worden;
2. ofwel bestellen, betalen en afhalen aan het loket (bij burgerzaken) om
De burger betaalt, bij een aankoop via de webshop de Oostrobon via storting op de derdenrekening van de softwareleverancier. Bij aankoop en betaling aan het loket (bij burgerzaken), worden de betaalde bedragen door de gemeente op geregelde tijdstippen doorgestort op de derdenrekening van de softwareleverancier;
De burger gebruikt de bon bij een aangesloten lokale handelaar;
Handelaars kunnen vrij beslissen al dan niet de Oostrobon te aanvaarden als betaalmiddel;
De lokale handelaar scant de Oostrobon met een app op zijn/haar smartphone of een ander daartoe voorzien toestel. Hiermee kan de handelaar vaststellen of de bon nog geldig is en de bon afrekenen;
De lokale handelaar stuurt door het scannen met de app de ontvangen bon(nen) of het door de burger gedeeltelijk bestede bedrag van de bon(nen) door naar de softwareleverancier;
De softwareleverancier stort het bedrag/waarde van de ontvangen bon door aan de lokale handelaar (binnen de 7 dagen na registratie);
De softwareleverancier rekent de kost van de transacties door aan de aanbieder van de bonnen, nl. het gemeentebestuur;
Het gemeentebestuur betaalt een maandelijkse vergoeding aan de softwareleverancier;
De Oostrobon kan niet ingewisseld worden voor cash geld.

Artikel 3

Het gemeentebestuur kan zelf de Oostrobon gebruiken in het kader van haar subsidiepolitiek of voor het geven van attenties.

Artikel 4

Het college van burgemeester en schepenen krijgt de machtiging om de Oostrobon te gebruiken tot een maximumbedrag van 5 000,00 euro.

Artikel 5

Oostrobonnen (die niet zijn verstreken in geldigheidsduur) die dateren van vóór dit reglement worden afgerekend volgens het nieuwe systeem.

De barcode kan ingescand worden met de app.

De softwareleverancier stort het bedrag/waarde van de ontvangen bon door naar de lokale handelaar (binnen de 7 dagen na registratie)

Artikel 6

Het college van burgemeester en schepenen oordeelt over alle betwistingen en discussies.

Artikel 7

Huidig reglement treedt in werking vanaf 1 oktober 2021.