Het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen diende herzien te worden naar aanleiding de opstart van de nieuwe legislatuur.
Artikel 54 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt, waarin het nadere regels vaststelt over zijn werking.
niet van toepassing
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 6 december 2024 tot wijziging van artikel 6 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wat betreft een verbeterende akte als gevolg van een arrest dat de verkiezingsuitslag wijzigt.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 november 2020 betreffende huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen: (her-) vaststellen.
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen wordt vastgesteld als volgt:
BIJEENROEPING
Artikel 1.
§1.
Het college van burgemeester en schepenen vergadert zo dikwijls als de zaken, die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
De vergaderingen gaan wekelijks afwisselend door op woensdagavond, aansluitend op de vergadering van het vast bureau die aanvangt om 18.30 u. of op woensdagvoormiddag, aansluitend op de vergadering van het vast bureau die aanvangt om 8.30 u.
De exacte data voor het volgend kalenderjaar worden voor het einde van het lopend kalenderjaar bekendgemaakt aan de leden van het college van burgemeester en schepenen via het notuleringsprogramma.
Voor de vergaderingen in de zomermaanden juli en augustus worden er voorafgaand aan deze maanden vergaderdata vastgelegd.
In de week tussen 25 december en 1 januari vergadert het college van burgemeester en schepenen niet.
Zittingen, die op een feestdag vallen of op de vooravond van een feestdag, worden verplaatst naar de dinsdagavond ervoor of de donderdagmorgen erna.
§2.
De burgmeester kan in spoedeisende gevallen een buitengewone vergadering van het college samenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
§3.
Tenzij anders bepaald gaan de vergaderingen door in het bureau van de burgemeester of in het vergaderlokaal naast het bureau van de burgemeester.
Uitzonderlijk kan het college van burgemeester en schepenen, met akkoord van al zijn leden, vergaderen op een andere locatie.
BIJEENROEPING EN AGENDA
Artikel 2.
§1.
De algemeen directeur wordt belast met en is verantwoordelijk voor de opmaak van de agenda. Hij doet dit op basis van de agendapunten, die door de diensten op de agenda “in voorbereiding of kladagenda” zijn ingebracht.
De leden van het college van burgemeester en schepenen, die agendapunten wensen aan te brengen, bezorgen deze aan de algemeen directeur.
De agenda van het college wordt afgesloten op vrijdagmiddag om 12.00 u.
§2.
De agendapunten worden via het notuleringsprogramma ter beschikking gesteld van de leden vanaf de vrijdagnamiddag, behoudens gevallen van overmacht.
§3.
Er zijn drie soorten agendapunten:
BESLOTEN VERGADERING
Artikel 3
De vergaderingen van het college van burgmeester en schepenen zijn niet openbaar.
De leden en alle andere personen, die krachtens de wet of het decreet de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Ambtenaren of (externe) deskundigen kunnen uitgenodigd worden om een toelichting te verstrekken bij bepaalde dossiers.
Deze personen moeten de vergadering verlaten wanneer het college overgaat tot beraadslagen en besluitvorming.
VOORBEREIDING
Artikel 4
§1.
Voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen gelden geen vormvoorschriften.
§2.
De zittingen worden door de administratie voorbereiding in het notulenbeheersysteem.
De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen de agenda en dossiers raadplegen via deze toepassing.
§3.
De agenda en de administratieve voorbereidingen van de dossiers worden minstens drie dagen vóór de zitting opgemaakt en intern gepubliceerd voor de leden van het college van burgemeester en schepenen.
§4.
Elk lid heeft de gelegenheid de punten, die hij of zij wenst behandeld te zien tijdens de vergadering, voor te leggen aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist of het voorgestelde punt al dan niet in behandeling dient genomen te worden.
§5.
Het college van burgemeester en schepenen kan ook buiten de agendapunten in bespreken te nemen, daar alle zaken die spoedig dienen afgedaan te worden krachtens artikel 50 van het decreet over het lokaal bestuur onmiddellijk in behandeling moeten genomen worden.
Artikel 5
De notulen van het vast bureau worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze, waarop de notulen werden goedgekeurd, bezorgd aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn via het notuleringsprogramma.
INFORMATIE VOOR GEMEENTERAADSLEDEN EN PUBLIEK
Artikel 6
De lijst met besluiten met een beknopte omschrijving, de reglementen en verordeningen van het college van burgemeester en schepenen worden door de burgemeester bekendgemaakt op de website van de gemeente zoals bepaald in de artikelen 285 tot 287 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 7
De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen volgend op deze, waarop de notulen werden goedgekeurd, bezorgd aan de gemeenteraadsleden via het notuleringsprogramma.
UORUM
Artikel 8
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, bevestigen de leden hun aan- of afwezigheid via de notuleringstoepassing.
De namen van de leden en hun aan- of afwezigheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 9
Het college van burgemeester en schepenen kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.
De leden van het college van burgemeester en schepenen, die niet (tijdig) kunnen aanwezig zijn op een zitting verwittigen hiervan tijdig de burgemeester of de algemeen directeur.
VERBODSBEPALINGEN
Artikel 10
§1.
Het is voor een lid van het college van burgemeester en schepenen verboden deel te nemen aan de bespreking en stemming over:
§2.
Voor de leden van het college van burgemeester en schepenen geldt het verbod om als rechter en partij op te treden in dezelfde zaak.
§3.
De leden van het college van burgemeester en schepenen mogen daarenboven niet deelnamen aan de beslissing of de gunning en het toezicht op de uitvoeren van een overheidsopdracht inzien zij persoonlijk of via een tussenpersoon belangen hebben in één van de inschrijvende ondernemingen.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 11
§1.
De burgemeester zit het college voor.
Hij opent en sluit de vergaderingen.
Indien de burgemeester (tijdelijk) afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door de schepen, aan wie hij zelf zijn vervanging heeft opgedragen.
Heeft de burgemeester geen vervanger aangeduid, dan wordt hij vervangen door de eerste schepen en, bij diens afwezigheid of verhindering, door de volgende schepen in afnemende volgorde.
De algemeen directeur woont de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen bij.
In voorkomend geval herinnert hij aan de geldende rechtsregels, vermeldt hij de hem gekende feitelijke gegevens en zorgt ervoor dat de vermeldingen die de regelgeving voorschrijft, in beslissingen worden opgenomen.
In voorkomend geval kan hij vervangen worden overeenkomstig artikel 166 van het decreet lokaal bestuur.
§2.
Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet over het lokaal bestuur.
Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend.
Bovendien dienen zij uitgenodigd te worden.
Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 12
Op de voor de vergadering vastgesteld dag en uur en zodra voldoende leden van het college van burgemeester en schepenen aanwezig zijn om rechtsgeldig te kunnen vergaderen, verklaart de burgemeester de vergadering voor geopend.
Indien een half uur na het vastgesteld uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, wordt de vergadering verdaagd.
Artikel 13
In uitzonderlijke omstandigheden kan een vergadering van het college van burgemeester en schepenen digitaal of hybride doorgaan, mits akkoord van alle leden van het college van burgemeester en schepenen.
Digitaal vergaderen kan enkel als:
Wanneer er hybride vergaderd wordt (= fysiek vergaderen waarbij een of meer leden digitaal deelnemen), dan gelden dezelfde voorwaarden als bij het digitaal vergaderen, maar moeten de leden, die digitaal deelnemen uiteraard de vergadering kunnen volgend via een audiovisuele liveverbinding.
Artikel 14
De burgemeester geeft kennis van de tot het college van burgemeester en schepenen gerichte verzoeken en doet mededelingen die het college van burgemeester en schepenen aanbelangen bij aanvang van de vergadering.
Artikel 15
Het college van burgemeester en schepenen vat de behandeling van de punten, die vermeld zijn op de agenda aan, in de daarin bepaalde volgorde, tenzij het college van burgemeester en schepenen er anders over beslist.
Artikel 16
Agendapunten kunnen enkel ter zitting in bespreking worden gebracht indien een spoedeisende behandeling noodzakelijk is.
Het college van burgemeester en schepenen oordeelt of de onmiddellijke behandeling strikt vereist is of dat de behandeling tot de volgende vergadering van het college van burgemeester en schepenen kan uitgesteld worden.
Beleids-en beslissingspunten, die ter zitting worden aangebracht, moeten in principe vergezeld zijn van het advies van de betrokken dienst(en).
Indien er geen advies is toegevoegd en de timing laat het toe, kan er over dit punt wel gedebatteerd worden, maar wordt de definitieve beslissing een week verdaagd en opnieuw besproken met kennis van het advies van de betrokken dienst(en).
Artikel 17
Er is geen delegatie van beslissingsbevoegdheid mogelijk van het college van burgemeester en schepenen aan de individuele leden van het college van burgemeester en schepenen.
De bevoegdheden verlenen de individuele leden geen enkele macht, maar houden louter een werkindeling in met het oog op de voorbereiding van zaken waarover het college van burgemeester en schepenen collegiaal heeft te beslissen.
BESLUITVORMING
Artikel 18
Het college beslist collegiaal en in consensus, tenzij een lid om de stemming vraagt.
Ingeval van stemming worden de besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen, d.w.z. meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.
De niet geheime stemming gebeurt mondeling.
De mondelinge stemming geschiedt door, elk lid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat (met uitzondering van de burgemeester) in volgorde van hun rang.
De burgemeester stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
Artikel 19
Bij staking van stemmen verdaagt het college van burgemeester en schepenen de zaak tot een volgende vergadering.
Als de meerderheid van het college van burgemeester en schepenen de zaak voor de behandeling spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het college van burgemeester en schepenen beslissend.
Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergadering over dezelfde zaak een staking van stemmen is.
Als het college van burgemeester en schepenen optreedt als tuchtoverheid is ingeval van staking van stemming het voorstel verworpen.
Artikel 20
De stemming is niet geheim, behalve in de volgende gevallen:
Artikel 21
Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan.
Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij een eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten, die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten.
Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen.
Bij staking van stemming heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten, die op de lijst voorkomen.
Artikel 22
Voor de geheime stemming worden vooraf opgemaakte stembriefjes gebruikt of wordt op digitale wijze georganiseerd via de notuleringstoepassing.
De leden van het college van burgemeester en schepenen stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.
Artikel 23
Als het college van burgemeester en schepenen overeenkomstig artikel 267 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het college van burgemeester en schepenen, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen.
NOTULEN
Artikel 24
§1.
De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen vermelden de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen.
§2.
De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgemaakt overeenkomstig de artikelen 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
§3.
Alleen de beslissingen worden opgenomen in de notulen en in het register van de beraadslagingen, en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben.
De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd.
Indien er opmerkingen zijn, beslist het college van burgemeester en schepenen in welke zin de notulen dienen te worden aangepast.
Artikel 25
§1.
De ontwerpnotulen worden op de dag van verzending van de agenda digitaal ter beschikking gesteld voor de leden van het college van burgemeester en schepenen via het notuleringssysteem.
§2.
De definitief goedgekeurde notulen worden ondertekend door de burgemeester en de algemeen directeur.
Ze worden met de eerstvolgende agenda aan de leden van het college bezorgd.
§3.
Elk lid van het college van burgemeester en schepenen heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van vorige vergadering.
Als die opmerkingen door het college van burgemeester en schepenen worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 26
De aan het college van burgemeester en schepenen opgedragen bevoegdheden behoren aan het college als collegiaal orgaan en niet aan de individuele leden van het college in persoon.
Met uitzondering van de eigen wettelijke en decretale toegekende bevoegdheden aan de burgemeester, geeft een schepenmandaat geen individuele en persoonlijke bestuursbevoegdheid.
Artikel 27
Het college van burgemeester en schepenen voert evenwel onder zijn leden een interne werkverdeling door, waarbij aan ieder lid de bijzondere verantwoordelijkheid wordt opgedragen voor een bepaald onderdeel van het gemeentelijk bestuur met het oog op de voorbereiding van de dossiers waarover het college van burgemeester en schepenen collegiaal beslist.
Zij houdt geen overdracht van bevoegdheden in die bij wet of decreet aan het college van burgemeester en schepenen zijn toegekend.
Evenmin verleent zij het betrokken lid van het college van burgemeester en schepenen enige persoonlijke macht over de aangelegenheden, die hem of haar werden toevertrouwd.
A-fortiori mag zij geen inbreuk maken op de bij wet of decreet aan de burgemeester of algemeen directeur toegekend bevoegdheden.
Dit doet evenmin afbreuk aan de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen als orgaan.
Deze afzonderlijke taakverdeling gebeurt bij afzonderlijk collegebesluit van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 28
De leden van het college van burgemeester en schepenen spreken onderling af wanneer zij verlof zullen nemen, teneinde de goede werking van het college van burgemeester en schepenen te verzekeren en ervoor te zorgen dat er steeds voldoende collegeleden beschikbaar zijn voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 29
§1.
De burgemeester en de schepenen dragen als onderscheidingsteken een sjerp volgens het voorgeschreven model.
De leden van het college van burgemeester en schepenen mogen de sjerp van het ambt enkel dragen naar aanleiding van en bij de openbare uitoefenen van hun bevoegdheid ter gelegenheid van evenementen en plechtigheden, die uitsluitend op het grondgebied van de gemeente Oostrozebeke plaatsvinden.
§2.
Het dragen van de sjerp is voorgeschreven wanneer de burgemeester of een schepen, in de hoedanigheid van ambtenaar van de burgerlijke stand, een huwelijk voltrekt.
Wanneer de burgemeester optreedt of de schepen, die hem vervangt, bij oproer kwaadwillige samenscholing of ernstige stoornis van de openbare orde, dan dragen kunnen zij de sjerp dragen.
BEKENDMAKING
Artikel 30
De burgemeester staat samen met de algemeen directeur in voor de bekendmaking van de besluitenlijst via de webtoepassing van de gemeente.
DEONTOLOGIE
Artikel 31
Het college van burgemeester en schepenen neemt dezelfde deontologische code aan als gemeenteraad.
Artikel 2
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 november 2020 betreffende huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen: (her-) vaststellen, wordt opgeheven.
Artikel 3
Dit besluit is van toepassing vanaf 1 oktober 2025.