Besluit college van burgemeester en schepenen

do 19/05/2022 - 09:30

Arbeidsreglement voor het personeel van de gemeente: wijzigen

Aanwezig: Luc Derudder, Carine Geldhof, Jonas Van D'huynslager, Olivier De Marez, Jacques Goemaere, Carl Vereecke

aanleiding

De noodzaak om het telewerken binnen de gemeente structureel te regelen.

feiten, context en argumentatie

Om tegemoet te komen aan de vraag van een aantal personeelsleden om ook na de coronapandemie blijvend te kunnen thuiswerken dringt een telewerkkader zich op.

Dit moet bijdragen tot rechtszekerheid voor het bestuur en zijn personeelsleden en het zorgt ook voor een gelijke behandeling van de statutaire en contractuele personeelsleden.

Het arbeidsreglement en de bijlagen werden ter kennis van de werknemers gebracht door middel van aanplakking van 22 april 2022 tot en met 8 mei 2022.

Elke werknemer kon het arbeidsreglement en de bijlagen inkijken.

Gedurende deze termijn werd een register ter beschikking gesteld van de werknemers waarin zij hun opmerkingen konden optekenen.

Er werden geen opmerkingen vanuit het personeel genoteerd in het register.

Er is een unaniem advies van 9 mei 2022 van het hoog overlegcomité voor de plaatselijke overheidsdiensten.

financiële impact

niet van toepassing

juridische overwegingen

Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen, het laatst gewijzigd bij wet van 18 juli 2018 betreffende de economische relance en de versterking van de sociale cohesie.

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 25 februari 2022 tot wijziging van het decreet van 2 maart 1999 houdende het beleid en het beheer van de zeehavens, het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het decreet van 3 mei 2019 houdende de havenkapiteindienst.

Besluit van de gemeenteraad van 5 oktober 2017 betreffende personeel: vaststellen arbeidsreglement, het laatst gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en schepenen van 16 december 2020 betreffende arbeidsreglement voor het personeel van de gemeente: wijzigen.

Besluit van de secretaris van 16 oktober 2017 betreffende personeel: vaststellen arbeidsreglement.

Besluit van de gemeenteraad van 7 oktober 2021 betreffende reglement tot delegatie van bevoegdheden aan het college van burgemeester en schepenen: (her-)vaststellen.

besluit

Artikel 1

Aan het arbeidsreglement van toepassing op het personeel tewerkgesteld in de gemeente, wordt een BIJLAGE 33. ‘Afsprakenkader Telewerk’ toegevoegd als volgt:

Algemeen

Definitie: Telewerk is het regelmatig werken op afstand, waarbij de verrichte arbeid gebeurt met behulp van informatie- en communicatietechnologie.
Het telewerken gebeurt op vrijwillige basis. Dit betekent dat de medewerker het telewerken niet kan opeisen, noch dat hij kan verplicht worden om te telewerken. Een medewerker die wenst te telewerken, doet zijn aanvraag tot telewerk bij de leidinggevende die beslist om dit al dan niet toe te staan. Daarnaast moeten ook de praktische modaliteiten (technische zaken zoals laptop, telewerkovereenkomst met daarin enkele vastgelegde afspraken inzake bereikbaarheid, outputafspraken met leidinggevende, …) in orde zijn alvorens het telewerk bij de medewerker te laten starten.
De telewerkovereenkomst kan steeds worden ingetrokken hetzij in onderling overleg hetzij op eenzijdig verzoek van een van de partijen.
De telewerker geniet dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare niet-telewerkers. Ook qua vorming, loopbaan en vakbondsrechten is de telewerker gelijkwaardig aan niet-telewerkers.
De telewerker is verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid op zijn eigen telewerkplek. De telewerker kan advies vragen aan de interne preventieadviseur of vragen langs te komen om de werkplek te controleren. Als een bezoek van de preventieadviseur noodzakelijk blijkt, is dit vooraf aangekondigd en met instemming van de medewerker.
Nieuwe medewerkers komen niet meteen in aanmerking voor telewerk. Zij dienen eerst de organisatie beter te leren kennen. De leidinggevende oordeelt vanaf wanneer het wel kan.
De leidinggevende heeft de mogelijkheid om de telewerker naar het werk te laten komen indien hij/zij dit wegens uitzonderlijke redenen opportuun acht.

Tijdstip en plaats van arbeid

De medewerker prikt zoals dat op de werkplek gebeurt.
De telewerker presteert deze uren binnen de grenzen van 6u tot 22u, overeenstemmend met de normale arbeidstijd en enkel tijdens weekdagen.
Een medewerker kan gemiddeld 2 dagen per week telewerken.
De telewerker bepaalt in onderling overleg met zijn leidinggevende hoeveel dagen per week of maand hij/zij telewerkt. Is het moeilijk om vaste dagen vast te leggen, dan kan dit in overleg met de leidinggevende flexibel vastgelegd worden.
Afspraken rond het tijdstip van telewerk worden opgenomen in de individuele telewerkovereenkomst per telewerker evenals de plaats(en) waar getelewerkt wordt.
In gelijk welk geval van telewerk (vaste dag of flexibel) moet dit voorafgaand in het tijdsregistratiesysteem worden geregistreerd. Dit is belangrijk in het kader van de arbeidsongevallenverzekering.

Organisatorisch

Er wordt duidelijk afgesproken met de leidinggevende op welke tijdstippen een telewerker bereikbaar/beschikbaar is en wat deze bereikbaarheid/beschikbaarheid inhoudt (alle telefoons en mails beantwoorden of enkel dringende zaken,…). De concrete invulling hiervan wordt op dienstniveau bepaald én opgenomen in de individuele telewerkovereenkomst. De afspraken met de telewerker worden ook duidelijk met de collega’s gedeeld. Het correct opvolgen van de agenda in Outlook is zeer belangrijk. De medewerker volgt de policy rond communicatie en agendabeheer.
Het telewerken gebeurt in een vertrouwensrelatie. Net zoals op kantoor zal de telewerker zijn werk zorgvuldig, eerlijk, nauwgezet en met de nodige discretie of vertrouwelijkheid verrichten. De telewerker verbindt zich ertoe regelmatig op eigen initiatief te rapporteren over de output van het telewerken aan de directe leidinggevende.
De fysieke permanentie op de dienst/afdeling moet steeds verzekerd zijn. Dit heeft voorrang op een telewerkdag.

ICT

De telewerker maakt gebruik van zijn persoonlijke laptop en bijhorende apparatuur gegeven door de werkgever (of eventueel van een dienstlaptop die daartoe geschikt is) om te telewerken en gaat zorgvuldig om met deze apparatuur.
De dienst ICT is telefonisch bereikbaar als helpdesk tijdens de servicetijd.
De telewerker brengt onmiddellijk zijn leidinggevende op de hoogte bij technische defecten aan de apparatuur of bij een geval van overmacht waardoor de telewerker zijn werk niet kan verrichten. Er kan dan worden voorzien in vervangende taken of een tijdelijke terugkeer naar de lokalen van de werkgever.
De telewerker verbindt zich ertoe het ter beschikking gestelde materiaal (nl. de laptops) niet voor privédoeleinden te gebruiken.

Kosten

De telewerker krijgt geen terugbetaling van onkosten m.b.t. het telewerk, noch een forfaitaire onkostenvergoeding noch eender welke extra vorm van loon. Telewerk wordt beschouwd als een voordeel op zich en is bovendien volledig vrijwillig.

Arbeidsongeschiktheid

Zoals de bepaling in het arbeidsreglement vermeldt, moet ook de telewerker in geval van ziekte of ongeval waardoor hij/zij arbeidsongeschikt is, zo snel mogelijk en uiterlijk voor de start van de dienstprestaties zijn leidinggevende verwittigen, behoudens in geval van overmacht.

Verzekeringen

Het telewerk wordt beschouwd als werken. Daarom is de bestaande regeling inzake arbeidsongevallen ook van toepassing tijdens het telewerken. Een correcte aanvraag in de prikklok voorafgaand aan de telewerkdag is daarom van belang.
De werkgever is niet verantwoordelijk voor de gekozen telewerklocatie. Schade aan de woning of aan andere elementen tijdens het telewerken valt dus onder de bestaande verzekeringspolissen van de telewerker.

Vertrouwelijkheid

De medewerker is tijdens het telewerk verantwoordelijk voor het beveiligen van de informatie die verband houdt met het werk dat de medewerker uitvoert voor de werkgever. De medewerker zal hiervoor de nodige maatregelen nemen en omzichtig omgaan met bedrijfsvertrouwelijke informatie.
De activiteit van de werkgever brengt daarenboven mee dat er, rechtstreeks of onrechtstreeks, persoonlijke gegevens van werknemers/entiteiten/leden/derden ingezameld, verwerkt of uitgewisseld worden. De medewerker is ertoe gehouden het vertrouwelijke karakter van deze gegevens onder alle omstandigheden met uiterste zorg te eerbiedigen. De medewerker mag dus onder meer in geen geval de computer (inclusief paswoorden) of andere werkdocumenten onbeheerd achterlaten. Dit conform de bepalingen als opgenomen in het arbeidsreglement met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens (GDPR).

Artikel 2

Dit besluit is van toepassing vanaf 1 juni 2022.